Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Oleksandr Makovetskyi, handelnd unter der Bezeichnung „Renthelfer"
Kleeblatt 64
42119 Wuppertal, Deutschland
E-Mail: legal@renthelfer.de
Telefon: +49 170 9054363

Ein Datenschutzbeauftragter ist nach § 38 BDSG derzeit nicht bestellt, da bei Renthelfer in der Regel keine 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten befasst sind. Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich an die oben genannte E-Mail-Adresse.

2. Verarbeitete Daten

• Kontaktdaten: E-Mail-Adresse, Name, Telefonnummer (optional)
• Adressdaten: Straße, Hausnummer, PLZ, Stadt, Bundesland, Land
• Zugangsdaten: Passwort (als Hash gespeichert), Anmelde-Zeitstempel
• Vertragsdaten: Abonnementstatus, Stripe-Kunden-ID, Zahlungszeitraum
• Nutzungsinhalte: erstellte Mietbriefe, hochgeladene Dokumente, KI-Analysen, Chat-Verläufe
• Technische Daten: IP-Adresse (in Server-Logs, volumenbasiert rotiert — kein fester Höchstwert), Browser-Typ
• OAuth-Daten: externe Google/Facebook-Nutzer-ID, Profilbild-URL
• Orte im Wohnungsvergleich: Namen, Adressen und Verkehrsmittel der von Ihnen gespeicherten Orte (z. B. Arbeit, Schule, Kita) Wenn Sie einen Vergleich über einen Link teilen, sind Ihre Orte nur sichtbar, wenn Sie das ausdrücklich aktivieren; der Link ist 14 Tage gültig und jederzeit widerrufbar.
• Sitzungsdaten: zu jeder Anmeldung IP-Adresse, Gerät, Browser, Betriebssystem und ungefährer Ort, damit Sie Ihre aktiven Sitzungen sehen und beenden können.
• Nutzungsstatistik ohne Cookies: einzelne Ereignisse (z. B. Registrierung, Kauf, genutzte Funktion) mit Ihrer Konto-Kennung, serverseitig erfasst, um den Dienst zu verbessern und Fehler zu finden.
• Sicherheitsdaten: aus IP-Adressen gebildete Hashwerte für die Begrenzung von Anfragen und für zeitweise Anmeldesperren (kurzlebig, nicht im Klartext).
• Support-Chat ohne Konto: Nachrichten und eine Sitzungskennung, ggf. die von Ihnen genannte E-Mail-Adresse; sie bleiben gespeichert, bis Sie die Löschung verlangen (legal@renthelfer.de).

3. Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung: Dienstebereitstellung, Kontoerstellung (auch per Google-Login), Abo-Verwaltung, Einschreiben-Versand
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Einwilligung: Analyse-Cookies (Google Analytics 4, Google Tag Manager) sowie die Anmeldung mit Facebook, jederzeit widerrufbar (Cookie-Einstellungen bzw. Profil → Verknüpfte Konten)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — Berechtigte Interessen: IT-Sicherheit, Betrugsschutz, Server-Logs, Sitzungsverwaltung, Begrenzung von Anfragen, Nutzungsstatistik ohne Cookies
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — Rechtliche Pflicht: Aufbewahrung von Rechnungsdaten (§ 147 AO, 8 Jahre)

4. KI-Verarbeitung durch OpenAI

Für KI-Briefgenerierung, Dokumentenanalyse, den KI-Assistenten und den Support-Chat nutzen wir OpenAI Ireland Ltd. (Irland; Verarbeitung ggf. auch durch die Muttergesellschaft OpenAI, LLC, USA). Dabei werden Ihre Briefinhalte, hochgeladene Dokumente (Bilder/PDFs) und Chat-Anfragen an OpenAI übertragen. Hochgeladene Dokumente (z.B. Briefe, Übergabeprotokoll-Fotos) können auch personenbezogene Daten Dritter enthalten, etwa Name und Anschrift eines Vermieters oder Mitmieters — diese Verarbeitung stützen wir auf unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) an der Bearbeitung Ihres eigenen Anliegens. API-Anfragen werden nicht für das Training von OpenAI-Modellen verwendet (gemäß OpenAI API-Nutzungsbedingungen); OpenAI speichert Anfragen zudem bis zu 30 Tage zur Missbrauchserkennung. Da OpenAI Ireland Ltd. mit Sitz in der EU vertraglich gebunden ist, ist für diesen Teil der Verarbeitung regelmäßig keine gesonderte Drittlandübertragung erforderlich; eine etwaige Unterverarbeitung durch OpenAI, LLC (USA) erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO). OpenAI ist als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO vertraglich gebunden. Das gilt auch für Sprachnachrichten im Support-Chat: Das Audio wird zur Umwandlung in Text an OpenAI (Whisper) übertragen.

Mängelfotos (Mietminderung): Laden Sie im Mietminderungs-Rechner ein Foto hoch, wird das Bild zur automatischen Erkennung der Mangelart an OpenAI übermittelt (Zweck: Vorschlag der passenden Mangelkategorie; Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); OpenAI speichert Anfragen nach den Angaben in diesem Abschnitt. Zusätzlich speichern wir das Foto zusammen mit Ihrer Berechnung als Beweis- und Dokumentationsmittel (Zweck: Nachweis des Mangels im PDF-Bericht und im Fall; Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), verschlüsselt auf unseren Servern und ohne Standortdaten (EXIF). Das Foto bleibt gespeichert, bis Sie es löschen oder Ihr Konto gelöscht wird; an OpenAI wird es nur zur Analyse weitergegeben. Bitte fotografieren Sie keine Personen und keine Dokumente mit persönlichen Daten. Zu jedem Foto können Sie freiwillig eine eigene Beschreibung in eigenen Worten eintragen (höchstens 300 Zeichen); sie wird zusammen mit dem Foto und Ihrer Berechnung gespeichert und erscheint im PDF-Bericht. Die Antwort der KI-Analyse (Beschreibung des Bildinhalts, Vorschläge) und Ihre Entscheidung dazu (übernommen, abgelehnt oder ohne Analyse hinzugefügt) speichern wir ebenfalls beim Foto. Zur Verbesserung der Mangelerkennung protokollieren wir zusätzlich die Vorschläge und Ihre Entscheidung — ohne Bild und ohne Ihre Texte.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO. Datenschutz: openai.com/privacy

5. Zahlungsabwicklung (Stripe)

Zahlungen für Abonnements und Einzelkäufe werden über Stripe abgewickelt (Stripe Payments Europe, Ltd., Irland, ggf. unter Beteiligung der Stripe, Inc., USA); zur Zahlungsabwicklung übermitteln wir Ihre E-Mail-Adresse an Stripe. Vollständige Zahlungsmitteldaten (z. B. Kreditkarte, SEPA-Lastschrift, Apple Pay, Google Pay) verarbeitet Stripe direkt und gibt sie uns nicht weiter. Stripe verarbeitet Zahlungsdaten teils in unserem Auftrag, teils als eigener Verantwortlicher (z. B. zur Betrugsprävention und für gesetzliche Pflichten); dazu gilt die Datenschutzerklärung von Stripe. Wir speichern die Stripe-Kunden-ID, den Abo-Zeitraum sowie Betrag, Produkt und Status Ihrer Zahlungen; diese Buchungsdaten bewahren wir wegen steuer- und handelsrechtlicher Aufbewahrungspflichten auf (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und c. Datenschutz: stripe.com/privacy

6. Standort- und Marktdaten (Geoapify, Nominatim/OpenStreetMap, GeoMap)

Für Adress-Vorschläge, Karten und Wegezeiten (z. B. Wohnungs-Lage-Check, Wohnungsvergleich mit „Meine Orte“) nutzen wir den Dienst Geoapify der KEPTAGO LTD (Paphos, Zypern) und den Geokodierungsdienst Nominatim der OpenStreetMap Foundation (Vereinigtes Königreich). Dorthin übermitteln wir die von Ihnen eingegebene Adresse bzw. daraus ermittelte Koordinaten und Suchtexte, bei „Meine Orte“ auch die Adressen und Koordinaten der von Ihnen gespeicherten Orte (z. B. Arbeit, Schule, Kita) und der verglichenen Wohnungen, nicht aber Ihren Namen oder Ihre E-Mail-Adresse. Die Anfragen laufen über unseren Server, Ihre IP-Adresse wird nicht weitergegeben. Für Marktdaten (z. B. durchschnittliche Angebotsmieten) fragen wir die Real Estate Pilot AG (Leipzig, „GeoMap“) ab; dorthin gehen nur Postleitzahl oder Region, keine personenbezogenen Daten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (von Ihnen angeforderte Funktion).

7. Wohnungsmarkt (Inserate, Anfragen, Bewerbungsprofil, gespeicherte Suchen)

Inserate sind öffentlich sichtbar: Titel, Beschreibung, Fotos, Straße ohne Hausnummer, Stadtteil und ein ungefährer Kartenpunkt. Kontaktdaten und die genaue Adresse sehen Interessenten erst, nachdem der Vermieter geantwortet hat. Bei gewerblichen Anbietern sind Firmenname und Impressum öffentlich sichtbar. Wer eine Anfrage sendet, übermittelt Name, Nachricht und – nur nach eigener Auswahl – einen Schnappschuss seines Bewerbungsprofils (Einkommen, Dokumente, Telefon, Foto) an den jeweiligen Vermieter; dieser ist für die weitere Verarbeitung eigenständig Verantwortlicher. Anfragen, Antworten und Absagen werden in der Konversation beider Seiten gespeichert. Freigabelinks zum Bewerbungsprofil sind befristet (höchstens 90 Tage) und jederzeit widerrufbar, Zugriffe werden protokolliert; neue Freigabelinks geben standardmäßig nichts frei; beim Senden einer Anfrage wählen Sie selbst, was Ihr Profil-Schnappschuss enthält; Links, die vor dem 20.10.2026 erstellt wurden, bleiben wie angelegt. Fotos werden ohne Metadaten (EXIF/GPS) gespeichert und auf unserem Server auf Schadsoftware geprüft, ohne Dritte einzubeziehen. Bei gespeicherten Suchen (Suchagent) speichern wir Ihre Filter und Benachrichtigungs-Einstellungen; E-Mail-Benachrichtigungen können Sie jederzeit abbestellen. Melden Sie ein Inserat, speichern wir Sie als Meldende bzw. Meldenden und den Grund zur Moderation. Für Adress-Vorschläge und die Adressprüfung werden Adressdaten an Geoapify und Nominatim übermittelt (siehe Abschnitt „Standort- und Marktdaten“). Speicherdauer: bis zur Löschung durch die Nutzenden bzw. bis zur Kontolöschung; eine abgelehnte Anfrage bleibt samt Profil-Schnappschuss (Einkommen und Telefon nur, falls ausgewählt) als Nachweis bestehen, bis beide Seiten sie gelöscht haben; der Schnappschuss wird bereits entfernt, wenn Sie die Anfrage löschen. Mit der Kontolöschung werden Inserate, Anfragen, Bewerbungsprofil, Freigabelinks, Favoriten und gespeicherte Suchen gelöscht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag bzw. vorvertragliche Maßnahmen), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Betrugsschutz, Moderation).

8. Einschreiben-Versand (Pingen / Deutsche Post)

Wenn Sie die Funktion „Einschreiben senden" nutzen, werden Absender- und Empfängerdaten sowie der Briefinhalt an Pingen GmbH (Zürich, Schweiz) übermittelt, die den Druck und Versand veranlasst, und zur Zustellung an die Deutsche Post AG. Diese Weitergabe ist für die Vertragserfüllung erforderlich. Mit Pingen besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO; für die Schweiz gilt ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

9. E-Mail-Versand (Resend)

Transaktionale E-Mails (Bestätigung, Passwort-Reset) werden über Resend, Inc. (USA) versandt. Dabei wird Ihre E-Mail-Adresse an Resend übertragen. Resend verarbeitet Daten ausschließlich zur Zustellung und nicht für eigene Zwecke. Resend ist als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO vertraglich gebunden. Eingehende E-Mails an unsere Kontakt- und Support-Adressen verarbeiten wir über Google Workspace (Google Ireland Limited).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Datenschutz: resend.com/privacy

10. Google-Anmeldung (OAuth)

Wenn Sie „Mit Google anmelden" wählen, werden Sie zu Google LLC (USA) weitergeleitet. Google übermittelt uns nach Ihrer Zustimmung E-Mail-Adresse, Name und ggf. Profilbild. Das Google Identity Services-Skript wird ausschließlich auf der Login-/Registrierungsseite geladen, unabhängig von der Cookie-Einwilligung — es ist zur Bereitstellung der von Ihnen angeforderten Anmeldefunktion technisch erforderlich.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung — von Ihnen angeforderte Anmeldung). Datenschutz: policies.google.com/privacy

11. Facebook-Anmeldung (OAuth)

Wenn Sie „Mit Facebook anmelden" wählen, werden Sie zu Meta Platforms Ireland Ltd. weitergeleitet. Nach Ihrer Zustimmung übermittelt Facebook uns E-Mail-Adresse, Name und ggf. Profilbild. Sie können die Verknüpfung jederzeit unter Profil → Verknüpfte Konten trennen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Datenschutz: facebook.com/privacy

12. Hosting (ServerDiscounter)

Der Dienst wird auf Servern von ServerDiscounter (Metaliance ISP Systems e.K., Berlin, Deutschland) betrieben; die Rechenzentren befinden sich nach Angabe des Betreibers in Stuttgart. Datenbank und hochgeladene Dateien liegen auf diesen Servern. Zusätzlich liegen verschlüsselte Sicherungskopien (Backups) bei Backblaze, Inc. (USA) in einem Rechenzentrum in der EU; wir verschlüsseln die Daten vor dem Hochladen selbst, Backblaze hat keinen Zugriff auf die Inhalte. Einzelne weitere Dienstleister, die in dieser Erklärung genannt sind, haben ihren Sitz in den USA oder verarbeiten Daten dort (siehe Abschnitt „Datenübermittlung in Drittländer").

Schutz Ihrer Daten (technische und organisatorische Maßnahmen)

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten zu schützen. Vollständige Sicherheit kann kein Dienst zusagen; die folgende Übersicht beschreibt, was wir derzeit umsetzen.

• Übertragung: Die Verbindung zwischen Ihrem Gerät und unseren Servern wird per TLS verschlüsselt.
• Datenbank: Der Zugriff auf die Datenbank ist durch Zugangsdaten geschützt. Die Datenbank ist nicht direkt aus dem Internet erreichbar.
• Verschlüsselung einzelner Inhalte: Personenbezogene Inhalte werden in diesen Bereichen zusätzlich auf Feldebene verschlüsselt gespeichert: Briefe, Nebenkostenprüfungen, Brief-Scanner, Mietakte, Rundfunkbeitrag-Prüfung, Übergabeprotokolle (Angaben zu Beteiligten, Objekt, Räumen, Zählern und Schlüsseln), Bewerbungsprofil, Lebenslauf und Bewerbungen, Kontakte, Kautionsübersicht, Textbausteine, Chats mit dem KI-Assistenten, Support-Anfragen und Fehlermeldungen.
• Schlüssel: Die Schlüssel werden pro Konto, Analyse oder Vorgang getrennt geführt. Mit der Löschung Ihres Kontos werden die zugehörigen Schlüssel gelöscht; die verschlüsselten Inhalte sind danach nicht mehr lesbar.
• Weitere Bereiche sind noch nicht auf Feldebene verschlüsselt, insbesondere Kontodaten (E-Mail-Adresse, Name, Telefon, Anschrift), Nachrichten zwischen Mietern und Vermietern, Papierbrief-Bestellungen, Vorgänge und Fristen sowie Objektanalysen; wir erweitern den Schutz schrittweise. Zeitstempel und Statusangaben bleiben für den Betrieb unverschlüsselt. Sicherungskopien, die vor dem 31.10.2026 erstellt wurden, enthalten einzelne Felder noch im Klartext (die Dateien selbst sind verschlüsselt); sie werden spätestens nach 30 Tagen ersetzt.
• Dateien und Sicherungen: Hochgeladene Dokumente und Fotos sowie alle Sicherungskopien werden verschlüsselt gespeichert.

13. Cloudflare Turnstile (CAPTCHA) & Sentry (Fehlerüberwachung)

Zum Schutz vor Bots nutzen wir Cloudflare Turnstile (Cloudflare, Inc., USA); das Skript wird beim Aufruf von Seiten dieser Website geladen und analysiert Browser-Signale zur Bot-Erkennung ohne sichtbare Bilderrätsel. Zur Fehlerüberwachung nutzen wir Sentry (Functional Software, Inc., USA; Datenspeicherung in der EU). Fehlermeldungen können von unserem Server und, bei Fehlern in Ihrem Browser, direkt aus Ihrem Browser gesendet werden; dabei wird technisch bedingt Ihre IP-Adresse an Sentry übermittelt. Wir haben Sentry so eingestellt, dass keine Namen und Inhalte mitgesendet werden. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen: IT-Sicherheit, Betriebssicherheit).

14. Web-Analyse (mit Einwilligung)

Mit Ihrer Einwilligung setzen wir Google Analytics 4 (Google Ireland Limited, Irland; Datenverarbeitung ggf. auch durch Google LLC, USA) zur pseudonymen Nutzungsanalyse und den Google Tag Manager als Container für dieses Skript ein. Das Skript wird erst nach Ihrer Zustimmung im Cookie-Banner geladen (Google Consent Mode v2, Voreinstellung: abgelehnt) und kann jederzeit über „Cookie-Einstellungen" im Footer widerrufen werden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Datenschutz: Google

15. Cookies und lokaler Speicher

Für Login und Grundfunktionen nutzen wir technisch notwendige Cookies bzw. localStorage. Mit Ihrer Einwilligung setzen wir zusätzlich Google Analytics 4 ein (siehe Abschnitt 14 oben). Details zu allen Technologien: Cookie-Richtlinie

• renthelfer_token — JWT-Session-Token (notwendig, Sitzungsdauer)
• renthelfer_dark_mode — Farbschema-Präferenz (notwendig)
• renthelfer_cookie_consent_v2 — Ihre Cookie-Einwilligung + Zeitstempel (12 Monate)
• Weitere technisch notwendige lokale Speicher: gewählte Sprache, Sitzung und Einwilligung des Support-Chats, Übergabedaten zwischen Seiten, Gast-Kennung für die Nutzung ohne Anmeldung, Hinweis zur App-Installation sowie Entwürfe im Lebenslauf-Bereich; bei der Anmeldung mit Facebook zusätzlich kurzlebige Cookies (10 Minuten) für den Anmeldevorgang.

16. Speicherdauer

• Nutzerkonto + alle Inhalte: bis zur Kontolöschung durch den Nutzer
• Server-Logs (IP): volumenbasiert rotiert (kein fester Höchstwert)
• Rechnungs- und Zahlungsdaten (auch zu bezahlten Briefsendungen): 8 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (§ 147 Abs. 3 AO, § 14b UStG). Nach Kontolöschung ohne Name, E-Mail und Briefinhalt; danach automatische Löschung
• Gelöschte Dateien: sofortige Markierung, endgültige Löschung aus Backups binnen 30 Tagen
• E-Mail-Tokens: Verifizierung 24 h, Passwort-Reset 1 h
• Hochgeladene Fotos und Dokumente (z.B. Nebenkosten-Abrechnungen, Mängelfotos, Übergabeprotokoll-Fotos): unterliegen derselben Regel wie oben — Aufbewahrung bis zur Löschung durch den Nutzer bzw. Kontolöschung, endgültige Entfernung aus Backups binnen 30 Tagen.
• Protokoll von Administrator-Zugriffen auf Konten (ohne Inhalte; Nachweis nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO): nach Kontolöschung nur noch als nicht mehr zuordenbare Kennung
• Erklärungen über den Kündigungsbutton (§ 312k BGB) und die Widerrufsfunktion (§ 356a BGB) — Name, E-Mail, Vertrag, Zeitpunkt: 3 Jahre ab Ende des Kalenderjahres des Eingangs (regelmäßige Verjährung, §§ 195, 199 BGB), auch nach Kontolöschung, als Nachweis, dass Ihre Erklärung eingegangen ist und bearbeitet wurde (Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO); danach automatische Löschung
• Sitzungsdaten abgelaufener Sitzungen: regelmäßige Bereinigung; Nutzungsstatistik (Ereignisse): 180 Tage; Support-Chats ohne Konto: bis zur Löschung auf Ihre Anfrage

17. Ihre Rechte (Art. 15–22 DSGVO)

• Art. 15 — Auskunft über gespeicherte Daten
• Art. 16 — Berichtigung unrichtiger Daten (Profil-Einstellungen)
• Art. 17 — Löschung: Konto + alle Daten (Profil → „Konto löschen")
• Art. 18 — Einschränkung der Verarbeitung, z. B. während wir eine Berichtigung oder einen Widerspruch prüfen (Anfrage an legal@renthelfer.de)
• Art. 20 — Datenübertragbarkeit: JSON-Export (Profil → „Daten exportieren")
• Art. 21 — Widerspruch gegen Verarbeitung auf Basis berechtigter Interessen
• Art. 7(3) — Widerruf einer Einwilligung (z.B. Analyse-/Marketing-Cookies) jederzeit möglich

Der Widerruf einer Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Automatisierte Entscheidungen einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO finden nicht statt. Die KI-Funktionen erstellen Textentwürfe und Analysen, über die Sie selbst entscheiden.

Für die Kontoerstellung sind E-Mail-Adresse und Passwort erforderlich; ohne diese Angaben können wir den Vertrag nicht erfüllen. Weitere Angaben sind freiwillig; ohne sie stehen einzelne Funktionen nur eingeschränkt zur Verfügung.

Anfragen an: legal@renthelfer.de

18. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen zu beschweren:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf · ldi.nrw.de

19. Externe Geo- und Statistikdaten

Für Standort- und Marktanalysen (z. B. Wohnungs- & Lage-Check, Markt- & Standortanalyse, Gewerbe Standort-Check) fragen wir öffentliche Geo- und Statistikdienste ab: OpenStreetMap (Kartendaten, Points of Interest), BBSR/INKAR (Demografie, Kaufkraft) sowie Destatis/Regionalstatistik.de (Gewerbeanzeigen-Statistik). Diese Abfragen erfolgen anhand von Postleitzahl, Koordinaten oder amtlichem Gemeinde-/Kreisschlüssel; Ihren Namen oder Ihre E-Mail-Adresse übermitteln wir nicht (zur Adresssuche siehe den Abschnitt zu Standort- und Marktdaten). Beim Anzeigen einer interaktiven Karte lädt Ihr Browser die Kartenkacheln direkt von den Servern der OpenStreetMap Foundation; dabei wird technisch bedingt Ihre IP-Adresse übermittelt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Darstellung der von Ihnen angeforderten Karte). Die übrigen Dienste verarbeiten keine personenbezogenen Daten und sind keine Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO; sie werden hier aus Transparenzgründen aufgeführt.

20. Lebenslauf & Anschreiben

Wenn Sie den Bereich „Lebenslauf & Anschreiben" nutzen, verarbeiten wir zusätzlich Folgendes – ausschließlich, um Ihre Bewerbungen für Sie vorzubereiten, und nur für Sie:

• Lebenslaufangaben: Name, Kontaktdaten, Berufsweg, Ausbildung, Kenntnisse und Sprachen – von Ihnen eingegeben oder aus einem von Ihnen hochgeladenen Lebenslauf ausgelesen. Ein Geburtsdatum wird in Ihren Bewerbungsunterlagen nicht ausgegeben.
• Anlagen (z. B. Zeugnisse, Zertifikate) und ein Foto: nur, wenn Sie diese selbst hochladen. Das Foto kommt nur auf Ihren Wunsch in eine Bewerbung. Jede Datei können Sie jederzeit ansehen, herunterladen und löschen.
• Stellenanzeigen, die Sie einfügen, samt Kontaktperson (Name, Funktion, E-Mail, Telefon), soweit die Stellenanzeige sie selbst nennt: Wir speichern nur, was die Anzeige veröffentlicht, und nutzen es nur, damit Sie die richtige Person ansprechen können. Die Angaben werden nicht weitergegeben.
• Bewerbungsjournal: Status, Versanddatum und -weg, Notizen und die erstellten Dokumente (bis zu 10 frühere Fassungen je Dokument).
• Erinnerung: Etwa zwei Wochen nach dem Versand fragen wir per E-Mail, ob es Neuigkeiten gibt. Sie können das in den Benachrichtigungseinstellungen oder über den Abmeldelink in der E-Mail ausschalten. Ein Klick im Link ändert nie von selbst den Status Ihrer Bewerbung.
• Jobcenter-Einstellung (freiwillig): Ob Sie die Übersicht für das Jobcenter eingeschaltet haben und die Zahl aus Ihrem Kooperationsplan, die Sie selbst eintragen, speichern wir getrennt von Ihrem Lebenslauf. Sie werden nicht für Analysen genutzt und nicht weitergegeben.

KI: Für das Auslesen eines Lebenslaufs, die Analyse einer Stellenanzeige, Textentwürfe und die Gesprächsvorbereitung übermitteln wir die dafür nötigen Texte an OpenAI (siehe Abschnitt 4). Es findet keine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt: Die KI bewertet, bepunktet oder ordnet Sie nicht ein. Sie vergleicht nur Zeilen der Anzeige mit Ihrem Lebenslauf und belegt jede Übereinstimmung mit einem Zitat daraus. Sie prüfen und ändern alle Texte selbst; nichts wird automatisch versendet – die Bewerbung schicken Sie selbst, z. B. über Ihr E-Mail-Programm.

Firmen-Website: Nur auf Ihren Klick liest unser Server die öffentliche Website des Unternehmens, sofern deren robots.txt das erlaubt; Jobportale und soziale Netzwerke sind ausgenommen. Gespeichert wird eine kurze Zusammenfassung, nicht die Seite selbst. Die Website sieht dabei die Adresse unseres Servers, nicht Ihre.

Speicherdauer, Löschung und Export: Alle Angaben dieses Bereichs bleiben bis zu Ihrer Löschung gespeichert. „Konto löschen" entfernt Lebenslauf, Anlagen, Foto, Journal und Einstellungen. Der Export (Profil → „Daten exportieren") enthält sie; das Journal gibt es zusätzlich als CSV. Für die Freischaltung weiterer Dokumente gilt Abschnitt 5 (Stripe).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (von Ihnen angeforderte Funktion), für die Kontaktperson aus der Anzeige Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Enthält ein hochgeladener Lebenslauf besondere Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Schwerbehinderung oder Konfession), übernehmen wir diese nur, wenn Sie auf dem Prüfbildschirm ausdrücklich einwilligen (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO); andernfalls werden sie verworfen.

21. Interne Benachrichtigungen (Telegram)

Damit wir Störungen und dringende Vorgänge rasch bemerken, senden wir kurze interne Benachrichtigungen an einen privaten Telegram-Chat des Betreibers. Sie enthalten keine Briefe, Dokumente oder Chat-Inhalte, sondern nur das Nötige: bei Support-Eskalationen eine Kurz-ID der Unterhaltung, Tarif, Rolle und einen kurzen Grund; bei Fehlermeldungen den von Ihnen eingegebenen Titel, die Art und die Seitenadresse; bei gemeldeten Inseraten Titel, Ort und Zahl der Meldungen; bei Zahlungsereignissen (Rückerstattung, Zahlungsstreit) Betrag, Produkt und Referenznummer, ohne Ihre E-Mail-Adresse. Bitte geben Sie in Fehlermeldungen keine sensiblen Daten im Titel an. Empfänger: Telegram Messenger Inc., Road Town, Tortola (Britische Jungferninseln), mit EU-Vertreter in Brüssel; Daten von Nutzern im EWR werden laut Telegram in Rechenzentren in den Niederlanden verarbeitet, Übermittlungen innerhalb der Telegram-Gruppe erfolgen auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Betriebssicherheit und zeitnaher Bearbeitung).

22. Datenübermittlung in Drittländer

Einige der oben genannten Dienstleister haben ihren Sitz in den USA oder verarbeiten Daten dort (insbesondere Stripe, Cloudflare, Sentry, OpenAI, Resend und Backblaze; bei Ihrer Einwilligung bzw. Nutzung der Anmeldung auch Google und Meta; für interne Benachrichtigungen Telegram, Britische Jungferninseln). Für die Schweiz (Pingen) und das Vereinigte Königreich (OpenStreetMap/Nominatim) bestehen Angemessenheitsbeschlüsse der EU-Kommission. Für Übermittlungen in die USA stützen wir uns auf den Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO, soweit der Empfänger zertifiziert ist) oder auf EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), die Teil der Verträge mit den Dienstleistern sind. Eine Kopie der jeweiligen Garantien erhalten Sie auf Anfrage unter legal@renthelfer.de.

23. Team-Konten (Business-Tarif)

Der Business-Tarif ist derzeit nicht zum Abschluss verfügbar. Sofern Sie künftig im Business-Tarif ein Team-Konto anlegen oder in eines eingeladen werden, verarbeiten wir die E-Mail-Adresse und den Namen der Teammitglieder sowie ein Team-Protokoll: Es hält mit Zeitpunkt fest, wer eine Einladung versendet, angenommen oder zurückgezogen hat, wer Briefe freigegeben oder nach der Freigabe geändert hat und wer gemeinsam genutzte Daten (z. B. Wartungseinträge, Kautionen, Textbausteine, Objekte, Firmenname und Logo) angelegt, geändert oder gelöscht hat, sowie ausgelöste Massenversendungen. Das Team-Protokoll ist ausschließlich für den Inhaber des Team-Kontos sichtbar. Für die Inhalte, die der Inhaber und sein Team in Renthelfer verarbeiten (z. B. Daten seiner Mieter, Briefe, Kautionen), ist der Inhaber Verantwortlicher; wir verarbeiten sie in dessen Auftrag auf Grundlage des Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV). Bei einer Massenversendung an Mieter werden Empfängeradresse, Name und Nachrichteninhalt an unseren E-Mail-Dienstleister (Resend) bzw. unseren Postdienstleister (Pingen) übermittelt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse des Inhabers an der Nachvollziehbarkeit der Arbeit im Team-Konto). Das Team-Protokoll wird mit dem Team-Konto gelöscht.

24. Übergabeprotokoll: Daten des Gegenzeichners (zweite Vertragspartei)

Mit dem Übergabeprotokoll dokumentieren Mieter und Vermieter die Wohnungsübergabe. Die andere Vertragspartei muss dafür kein Konto bei uns haben: Sie kann das Protokoll über einen persönlichen Link einsehen und unterschreiben. Hierzu verarbeiten wir:

• Daten des Gegenzeichners (zweite Vertragspartei): Name, E-Mail-Adresse, Unterschrift als Bild, Zeitpunkt der Unterschrift sowie Inhalt des Protokolls, wie er Ihnen angezeigt wird (siehe unten). Name und E-Mail-Adresse erhalten wir von der Vertragspartei, die Sie zur Unterschrift einlädt (Art. 14 DSGVO).
• Inhalte der Übergabe: Fotos, Notizen, Zählerstände und Schlüsselangaben im Protokoll. Fotos und Notizen können Dritte zeigen oder betreffen; die hochladende Partei ist dafür verantwortlich, dass sie zum Hochladen berechtigt ist.
• Zweck und Empfänger: Dokumentation der Übergabe zwischen den beiden Vertragsparteien. Empfänger ist die jeweils andere Vertragspartei. Den Versand der Einladungs- und Kopie-E-Mails führt unser Auftragsverarbeiter Resend durch (siehe Abschnitt zu Empfängern und Drittländern). Die Protokolldaten selbst werden auf unseren Servern in der EU gespeichert.
• Kopie per E-Mail: Wer über den Link unterschreibt, erhält einmalig eine PDF-Kopie des unterschriebenen Protokolls an die angegebene E-Mail-Adresse.
• Speicherdauer: bis zur Löschung des Kontos des Protokoll-Inhabers. Unterschriebene Protokolle werden nicht gelöscht, sondern archiviert und bleiben bis dahin abrufbar. Löschung auf Verlangen, soweit keine Aufbewahrungs- oder Beweisinteressen entgegenstehen.
• Ihre Rechte: Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15–21 DSGVO). Wenden Sie sich an legal@renthelfer.de.

Rechtsgrundlage: Für den Gegenzeichner (zweite Vertragspartei) Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse und das der beiden Vertragsparteien besteht darin, die Wohnungsübergabe manipulationssicher zu dokumentieren und die Unterschrift einer Person zuzuordnen (Nachweis über den Zeitpunkt und einen kryptografischen Fingerabdruck des unterschriebenen Inhalts). Mit dem Gegenzeichner besteht kein Vertrag mit uns; die Nutzung des Links ist freiwillig. Für den Inhaber des Kontos, der das Protokoll erstellt, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Nutzungsvertrag). Sie können der Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO jederzeit aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Die Bereitstellung Ihrer Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben; ohne Ihre Unterschrift kann das Protokoll von Ihrer Seite jedoch nicht bestätigt werden.