Politique de confidentialité

1. Responsable

Oleksandr Makovetskyi, handelnd unter der Bezeichnung „Renthelfer"
Kleeblatt 64
42119 Wuppertal, Deutschland
E-Mail: legal@renthelfer.de
Telefon: +49 170 9054363

Conformément à l'article 38 BDSG, aucun délégué à la protection des données n'est actuellement désigné, car Renthelfer n'emploie généralement pas 20 personnes ou plus affectées en permanence au traitement automatisé de données à caractère personnel. Pour toute question relative à la protection des données, veuillez contacter l'adresse e-mail indiquée ci-dessus.

2. Données traitées

• Données de contact : adresse e-mail, nom, numéro de téléphone (facultatif)
• Données d'adresse : rue, numéro, code postal, ville, région, pays
• Données d'accès : mot de passe (stocké sous forme de hachage), horodatage de connexion
• Données contractuelles : statut d'abonnement, ID client Stripe, période de paiement
• Contenus d'utilisation : lettres de location créées, documents téléchargés, analyses IA, historiques de chat
• Données techniques : adresse IP (dans les journaux du serveur, rotation par volume — sans plafond fixe), type de navigateur
• Données OAuth : ID utilisateur externe Google/Facebook, URL de la photo de profil
• Lieux dans la comparaison de logements : noms, adresses et moyens de transport des lieux que vous avez enregistrés (p. ex. travail, école, crèche) Si vous partagez une comparaison via un lien, vos lieux ne sont visibles que si vous l'activez expressément ; le lien est valable 14 jours et peut être révoqué à tout moment.
• Données de session : pour chaque connexion, adresse IP, appareil, navigateur, système d'exploitation et localisation approximative, afin que vous puissiez voir et terminer vos sessions actives.
• Statistiques d'utilisation sans cookies : événements individuels (p. ex. inscription, achat, fonction utilisée) associés à l'identifiant de votre compte, enregistrés côté serveur afin d'améliorer le service et de détecter les erreurs.
• Données de sécurité : valeurs de hachage formées à partir des adresses IP pour la limitation des requêtes et pour les blocages temporaires de connexion (de courte durée, pas en clair).
• Chat d'assistance sans compte : messages et identifiant de session, le cas échéant l'adresse e-mail que vous avez indiquée ; ils sont conservés jusqu'à ce que vous demandiez leur suppression (legal@renthelfer.de).

3. Bases légales

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Exécution du contrat : fourniture de services, création de compte (également via connexion Google), gestion d'abonnement, envoi recommandé
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Consentement : cookies d'analyse (Google Analytics 4, Google Tag Manager) ainsi que la connexion avec Facebook, révocable à tout moment (paramètres des cookies ou Profil → Comptes liés)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — Intérêts légitimes : sécurité informatique, protection contre la fraude, journaux du serveur, gestion des sessions, limitation des requêtes, statistiques d'utilisation sans cookies
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — Obligation légale : conservation des données de facturation (§ 147 AO, 8 ans)

4. Traitement IA par OpenAI

Pour la génération de lettres IA, l'analyse de documents, l'Assistant IA et le chat d'assistance, nous utilisons OpenAI Ireland Ltd. (Irlande ; le traitement peut également être effectué par la société mère OpenAI, LLC, USA). Vos contenus de lettres, documents téléchargés (images/PDFs) et demandes de chat sont transmis à OpenAI. Les documents téléchargés (p. ex. lettres, photos de l'état des lieux) peuvent également contenir des données personnelles de tiers, comme le nom et l'adresse d'un bailleur ou d'un colocataire — nous fondons ce traitement sur notre intérêt légitime (art. 6 al. 1 lit. f RGPD) à traiter votre propre demande. Les requêtes API ne sont pas utilisées pour l'entraînement des modèles OpenAI (conformément aux conditions d'utilisation de l'API OpenAI) ; OpenAI conserve en outre les requêtes jusqu'à 30 jours à des fins de détection des abus. Comme OpenAI Ireland Ltd. est liée contractuellement et établie dans l'UE, un transfert distinct vers un pays tiers n'est généralement pas nécessaire pour cette partie du traitement ; toute sous-traitance par OpenAI, LLC (USA) s'effectue sur la base des clauses contractuelles types de l'UE (art. 46 RGPD). OpenAI est contractuellement lié en tant que sous-traitant conformément à l'art. 28 RGPD. Cela vaut aussi pour les messages vocaux du chat d'assistance : l'audio est transmis à OpenAI (Whisper) pour être converti en texte.

Photos de défauts (réduction de loyer) : si vous téléversez une photo dans le calculateur de réduction de loyer, l’image est transmise à OpenAI afin de reconnaître automatiquement le type de défaut (finalité : proposer la catégorie de défaut adaptée ; base juridique : art. 6, par. 1, point b) du RGPD) ; OpenAI conserve les requêtes comme indiqué dans cette section. En outre, nous enregistrons la photo avec votre calcul comme moyen de preuve et de documentation (finalité : justifier le défaut dans le rapport PDF et dans le dossier ; base juridique : art. 6, par. 1, point b) du RGPD), chiffrée sur nos serveurs et sans données de localisation (EXIF). La photo reste enregistrée jusqu’à ce que vous la supprimiez ou que votre compte soit supprimé ; elle n’est transmise à OpenAI que pour l’analyse. Veuillez ne pas photographier de personnes ni de documents contenant des données personnelles. Pour chaque photo, vous pouvez saisir facultativement une description avec vos propres mots (300 caractères maximum) ; elle est enregistrée avec la photo et votre calcul et figure dans le rapport PDF. Nous enregistrons également avec la photo la réponse de l’analyse par IA (description du contenu de l’image, suggestions) et votre décision (acceptée, refusée ou ajoutée sans analyse). Pour améliorer la reconnaissance des défauts, nous journalisons en outre les suggestions et votre décision — sans l’image et sans vos textes.

Base légale : Art. 6 al. 1 lit. b et f RGPD. Protection des données : openai.com/privacy

5. Traitement des paiements (Stripe)

Les paiements des abonnements et des achats ponctuels sont traités par Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Irlande, le cas échéant avec la participation de Stripe, Inc., États-Unis) ; pour le traitement du paiement, nous transmettons votre adresse e-mail à Stripe. Stripe traite directement les données complètes du moyen de paiement (p. ex. carte de crédit, prélèvement SEPA, Apple Pay, Google Pay) et ne nous les communique pas. Stripe traite les données de paiement en partie pour notre compte, en partie en tant que responsable du traitement distinct (p. ex. pour la prévention de la fraude et pour des obligations légales) ; la politique de confidentialité de Stripe s'applique à cet égard. Nous conservons l'identifiant client Stripe, la période d'abonnement ainsi que le montant, le produit et le statut de vos paiements ; nous conservons ces données comptables en raison des obligations légales de conservation en matière fiscale et commerciale (art. 6, par. 1, point c) du RGPD).

Base légale : Art. 6 al. 1 lit. b et c. Protection des données : stripe.com/privacy

6. Données de localisation et de marché (Geoapify, Nominatim/OpenStreetMap, GeoMap)

Pour les suggestions d'adresses, les cartes et les temps de trajet (p. ex. le contrôle de localisation du logement, la comparaison de logements avec « Mes lieux »), nous utilisons le service Geoapify de KEPTAGO LTD (Paphos, Chypre) et le service de géocodage Nominatim de l'OpenStreetMap Foundation (Royaume-Uni). Nous leur transmettons l'adresse que vous saisissez ou les coordonnées qui en sont déduites, ainsi que les textes de recherche et, pour « Mes lieux », aussi les adresses et coordonnées des lieux que vous avez enregistrés (p. ex. travail, école, crèche) et des logements comparés, mais pas votre nom ni votre adresse e-mail. Les requêtes passent par notre serveur, votre adresse IP n'est pas transmise. Pour les données de marché (p. ex. loyers moyens proposés), nous interrogeons Real Estate Pilot AG (Leipzig, « GeoMap ») ; seul le code postal ou la région est envoyé, sans données personnelles.

Base légale : Art. 6 al. 1 lit. b RGPD (fonction demandée par vous).

7. Marché du logement (annonces, demandes, profil de candidature, recherches enregistrées)

Les annonces sont publiquement visibles : titre, description, photos, rue sans numéro, Stadtteil et un point approximatif sur la carte. Les intéressés ne voient les coordonnées et l'adresse exacte qu'après la réponse du bailleur. Pour les annonceurs professionnels, la raison sociale et les mentions légales (Impressum) sont publiquement visibles. Toute personne qui envoie une demande transmet au bailleur concerné son nom, son message et, uniquement si elle le choisit, un instantané de son profil de candidature (revenus, documents, téléphone, photo) ; le bailleur est responsable de traitement indépendant pour la suite. Les demandes, réponses et refus (Absage) sont enregistrés dans la conversation des deux parties. Les liens de partage du profil de candidature sont limités dans le temps (90 jours au maximum) et révocables à tout moment ; les accès sont consignés et les nouveaux liens de partage ne partagent rien par défaut ; lors de l'envoi d'une demande, vous choisissez vous-même ce que contient l'instantané de votre profil ; les liens créés avant le 20.10.2026 restent tels qu'ils ont été configurés. Les photos sont enregistrées sans métadonnées (EXIF/GPS) et analysées à la recherche de logiciels malveillants sur notre propre serveur, sans intervention de tiers. Pour les recherches enregistrées (agent de recherche), nous conservons vos filtres et paramètres de notification ; vous pouvez vous désabonner des notifications par e-mail à tout moment. Si vous signalez une annonce, nous conservons l'auteur du signalement et le motif pour la modération. Pour les suggestions et la vérification d'adresses, des données d'adresse sont transmises à Geoapify et Nominatim (voir la section « Données de localisation et de marché »). Durée de conservation : jusqu'à la suppression par les utilisateurs ou jusqu'à la suppression du compte ; une demande refusée reste comme preuve, avec l'instantané du profil (revenus et téléphone uniquement s'ils ont été sélectionnés), jusqu'à ce que les deux parties l'aient supprimée ; l'instantané est supprimé dès que vous supprimez la demande. À la suppression du compte, les annonces, demandes, profil de candidature, liens de partage, favoris et recherches enregistrées sont supprimés.

Base légale : Art. 6 al. 1 lit. b RGPD (contrat ou mesures précontractuelles), Art. 6 al. 1 lit. f RGPD (prévention de la fraude, modération).

8. Envoi recommandé (Pingen / Deutsche Post)

Si vous utilisez la fonction « Envoyer en recommandé », les données de l'expéditeur et du destinataire ainsi que le contenu de la lettre sont transmis à Pingen GmbH (Zurich, Suisse), qui organise l'impression et l'envoi, puis, pour la livraison, à la Deutsche Post AG. Cette transmission est nécessaire à l'exécution du contrat. Un contrat de sous-traitance au titre de l'art. 28 RGPD existe avec Pingen ; pour la Suisse, une décision d'adéquation de la Commission européenne s'applique.

Base légale : Art. 6 al. 1 lit. b RGPD.

9. Envoi d'e-mails (Resend)

Les e-mails transactionnels (confirmation, réinitialisation de mot de passe) sont envoyés via Resend, Inc. (USA). Votre adresse e-mail est transmise à Resend. Resend traite les données uniquement pour la livraison et non pour ses propres fins. Resend est contractuellement lié en tant que sous-traitant conformément à l'art. 28 RGPD. Les e-mails entrants vers nos adresses de contact et d'assistance sont traités via Google Workspace (Google Ireland Limited).

Base légale : Art. 6 al. 1 lit. b RGPD. Protection des données : resend.com/privacy

10. Connexion Google (OAuth)

Si vous choisissez « Se connecter avec Google », vous serez redirigé vers Google LLC (USA). Après votre consentement, Google nous transmet votre adresse e-mail, nom et éventuellement votre photo de profil. Le script Google Identity Services n'est chargé que sur la page de connexion/inscription, indépendamment du consentement aux cookies — il est techniquement nécessaire pour fournir la fonction de connexion que vous avez demandée.

Base légale : Art. 6 al. 1 lit. b RGPD (exécution du contrat — connexion demandée par vous). Protection des données : policies.google.com/privacy

11. Connexion Facebook (OAuth)

Si vous choisissez « Se connecter avec Facebook », vous serez redirigé vers Meta Platforms Ireland Ltd. Après votre consentement, Facebook nous transmet votre adresse e-mail, nom et éventuellement votre photo de profil. Vous pouvez dissocier ce lien à tout moment sous Profil → Comptes liés.

Base légale : Art. 6 al. 1 lit. a RGPD (consentement). Protection des données : facebook.com/privacy

12. Hébergement (ServerDiscounter)

Le service est hébergé sur les serveurs de ServerDiscounter (Metaliance ISP Systems e.K., Berlin, Allemagne) ; selon l'exploitant, les centres de données se trouvent à Stuttgart. La base de données et les fichiers téléversés se trouvent sur ces serveurs. En outre, des sauvegardes chiffrées sont stockées chez Backblaze, Inc. (États-Unis) dans un centre de données de l'UE ; nous chiffrons nous-mêmes les données avant l'envoi, Backblaze n'a pas accès au contenu. Certains autres prestataires mentionnés dans la présente politique ont leur siège aux États-Unis ou y traitent des données (voir la section « Transferts vers des pays tiers »).

Protection de vos données (mesures techniques et organisationnelles)

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles pour protéger vos données. Aucun service ne peut promettre une sécurité totale ; l'aperçu ci-dessous décrit ce que nous appliquons actuellement.

• Transmission : la connexion entre votre appareil et nos serveurs est chiffrée par TLS.
• Base de données : l'accès à la base de données est protégé par des identifiants. La base de données n'est pas accessible directement depuis Internet.
• Chiffrement de certains contenus : les contenus personnels des domaines suivants sont en outre stockés chiffrés au niveau des champs : courriers, vérifications Nebenkosten (charges), scanner de courriers, Mietakte (dossier du bail), vérification Rundfunkbeitrag, procès-verbaux de remise (données sur les parties, le bien, les pièces, les compteurs et les clés), profil de candidature au logement, CV et candidatures, contacts, aperçu des dépôts de garantie, blocs de texte, discussions avec l'assistant IA, demandes au support et rapports d'erreurs.
• Clés : les clés sont conservées séparément par compte, analyse ou dossier. Lors de la suppression de votre compte, les clés correspondantes sont supprimées ; les contenus chiffrés ne peuvent alors plus être lus.
• Les autres domaines ne sont pas encore chiffrés au niveau des champs, notamment les données de compte (adresse e-mail, nom, téléphone, adresse postale), les messages entre locataires et bailleurs, les commandes de courriers papier, les dossiers et délais ainsi que les analyses de biens ; nous étendons la protection par étapes. Les horodatages et les statuts restent non chiffrés pour le fonctionnement du service. Les sauvegardes créées avant le 31.10.2026 contiennent encore certains champs en clair (les fichiers eux-mêmes sont chiffrés) ; elles sont remplacées au plus tard après 30 jours.
• Fichiers et sauvegardes : les documents et photos téléversés, ainsi que toutes les copies de sauvegarde, sont stockés chiffrés.

13. Cloudflare Turnstile (CAPTCHA) & Sentry (surveillance des erreurs)

Pour nous protéger contre les bots, nous utilisons Cloudflare Turnstile (Cloudflare, Inc., USA) ; le script est chargé lors de l'accès aux pages de ce site web et analyse les signaux du navigateur pour détecter les bots sans puzzles d'images visibles. Pour la surveillance des erreurs, nous utilisons Sentry (Functional Software, Inc., USA ; stockage des données dans l'UE). Les messages d'erreur peuvent être envoyés depuis notre serveur et, en cas d'erreurs dans votre navigateur, directement depuis votre navigateur ; pour des raisons techniques, votre adresse IP est alors transmise à Sentry. Nous avons configuré Sentry de sorte que ni noms ni contenus ne soient transmis. Base légale : Art. 6 al. 1 lit. f RGPD (intérêts légitimes : sécurité informatique, fiabilité opérationnelle).

14. Analyse web (avec consentement)

Avec votre consentement, nous utilisons Google Analytics 4 (Google Ireland Limited, Irlande ; les données peuvent également être traitées par Google LLC, États-Unis) pour une analyse pseudonymisée de l'utilisation et Google Tag Manager comme conteneur de ce script. Le script n'est chargé qu'après votre consentement dans la bannière de cookies (Google Consent Mode v2, par défaut : refusé) et peut être révoqué à tout moment via « Paramètres des cookies » dans le pied de page.

Base légale : art. 6, § 1, let. a RGPD (consentement). Protection des données : Google

15. Cookies et stockage local

Pour la connexion et les fonctions de base, nous utilisons des cookies techniquement nécessaires ou le localStorage. Avec votre consentement, nous utilisons également Google Analytics 4 (voir section 14 ci-dessus). Détails sur toutes les technologies : Politique de cookies

• renthelfer_token — Jeton de session JWT (nécessaire, durée de session)
• renthelfer_dark_mode — Préférence de schéma de couleurs (nécessaire)
• renthelfer_cookie_consent_v2 — Votre consentement aux cookies + horodatage (12 mois)
• Autres espaces de stockage locaux techniquement nécessaires : langue choisie, session et consentement du chat d'assistance, données de transfert entre pages, identifiant invité pour l'utilisation sans connexion, rappel d'installation de l'application ainsi que brouillons dans l'espace CV ; lors de la connexion avec Facebook, en outre des cookies de courte durée (10 minutes) pour le processus de connexion.

16. Durée de conservation

• Compte utilisateur + tous les contenus : jusqu'à la suppression du compte par l'utilisateur
• Logs de serveur (IP) : rotation par volume (sans plafond fixe)
• Données de facturation et de paiement (y compris les envois postaux payants) : 8 ans à compter de la fin de l'année civile (§ 147 al. 3 AO, § 14b UStG). Après la suppression du compte, sans nom, e-mail ni contenu de la lettre ; puis suppression automatique
• Fichiers supprimés : marquage immédiat, suppression définitive des sauvegardes sous 30 jours
• Jetons d'e-mail : vérification 24 h, réinitialisation de mot de passe 1 h
• Photos et documents téléversés (p. ex. décomptes de charges, photos de défauts, photos du procès-verbal de remise) : soumis à la même règle que ci-dessus — conservés jusqu'à suppression par l'utilisateur ou suppression du compte, suppression définitive des sauvegardes sous 30 jours.
• Journal des accès des administrateurs aux comptes (sans contenu ; responsabilité selon l'art. 5, par. 2 RGPD) : après la suppression du compte, il ne reste qu'un identifiant qui ne peut plus vous être associé
• Déclarations effectuées via le bouton de résiliation (§ 312k BGB) et la fonction de rétractation (§ 356a BGB) — nom, e-mail, contrat, horodatage : 3 ans à compter de la fin de l'année civile de réception (délai de prescription de droit commun, §§ 195, 199 BGB), y compris après la suppression du compte, comme preuve que votre déclaration a été reçue et traitée (art. 17, par. 3, point e, RGPD) ; suppression automatique ensuite
• Données de sessions expirées : nettoyage régulier ; statistiques d'utilisation (événements) : 180 jours ; chats d'assistance sans compte : jusqu'à la suppression sur votre demande

17. Vos droits (Art. 15–22 RGPD)

• Art. 15 — Accès aux données stockées
• Art. 16 — Rectification des données inexactes (paramètres de profil)
• Art. 17 — Suppression : compte + toutes les données (Profil → « Supprimer le compte »)
• Art. 18 — Limitation du traitement, par ex. pendant que nous examinons une rectification ou une opposition (demande à legal@renthelfer.de)
• Art. 20 — Portabilité des données : exportation JSON (Profil → « Exporter les données »)
• Art. 21 — Opposition au traitement basé sur des intérêts légitimes
• Art. 7(3) — Révocation d'un consentement (par ex. cookies d'analyse/marketing) possible à tout moment

La révocation d'un consentement n'affecte pas la licéité du traitement effectué jusqu'alors (art. 7, par. 3, RGPD).

Il n'existe pas de décision automatisée, y compris de profilage, au sens de l'art. 22 RGPD. Les fonctions d'IA produisent des projets de texte et des analyses sur lesquels vous décidez vous-même.

Pour la création du compte, l'adresse e-mail et le mot de passe sont nécessaires ; sans ces informations, nous ne pouvons pas exécuter le contrat. Les autres informations sont facultatives ; sans elles, certaines fonctions ne sont disponibles que de manière limitée.

Demandes à : legal@renthelfer.de

18. Droit de réclamation

Vous avez le droit de déposer une plainte auprès du Commissaire à la protection des données et à la liberté d'information de Rhénanie-du-Nord-Westphalie :

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf · ldi.nrw.de

19. Données géographiques et statistiques externes

Pour les analyses de localisation et de marché (p. ex. contrôle logement et quartier, analyse de marché et de localisation, contrôle de localisation commerciale), nous interrogeons des services publics de géodonnées et de statistiques : OpenStreetMap (données cartographiques, points d'intérêt), BBSR/INKAR (démographie, pouvoir d'achat) et Destatis/Regionalstatistik.de (statistiques des déclarations d'activité). Ces requêtes utilisent le code postal, les coordonnées ou la clé officielle de commune/arrondissement ; nous ne transmettons ni votre nom ni votre adresse e-mail (pour la recherche d'adresse, voir la section sur les données de localisation et de marché). Lors de l'affichage d'une carte interactive, votre navigateur charge les tuiles de la carte directement depuis les serveurs de l'OpenStreetMap Foundation ; pour des raisons techniques, votre adresse IP est alors transmise (art. 6, par. 1, point f RGPD, affichage de la carte demandée). Les autres services ne traitent pas de données personnelles et ne sont pas des sous-traitants au sens de l'art. 28 RGPD ; ils sont mentionnés ici à titre de transparence.

20. Curriculum vitae & lettre de motivation

Lorsque vous utilisez la section « Curriculum vitae & lettre de motivation », nous traitons en plus les informations suivantes – exclusivement pour préparer vos candidatures pour vous, et uniquement pour vous :

• Informations du CV : nom, coordonnées, parcours professionnel, formation, compétences et langues – saisies par vous ou extraites d'un CV que vous avez téléchargé. Une date de naissance ne sera pas incluse dans vos documents de candidature.
• Pièces jointes (par exemple, diplômes, certificats) et une photo : uniquement si vous les téléchargez vous-même. La photo n'est incluse dans une candidature que sur votre demande. Vous pouvez consulter, télécharger et supprimer chaque fichier à tout moment.
• Offres d'emploi que vous ajoutez, y compris la personne de contact (nom, fonction, e-mail, téléphone), dans la mesure où l'annonce les mentionne elle-même : nous ne stockons que ce que l'annonce publie et l'utilisons uniquement pour que vous puissiez contacter la bonne personne. Les informations ne sont pas partagées.
• Journal de candidature : statut, date et mode d'envoi, notes et documents créés (jusqu'à 10 versions antérieures par document).
• Rappel : Environ deux semaines après l'envoi, nous vous demandons par e-mail s'il y a des nouvelles. Vous pouvez désactiver cela dans les paramètres de notification ou via le lien de désinscription dans l'e-mail. Un clic sur le lien ne modifie jamais automatiquement le statut de votre candidature.
• Paramètre Pôle emploi (facultatif) : Si vous avez activé le récapitulatif pour Pôle emploi et le nombre de votre plan de coopération que vous saisissez vous-même, nous les stockons séparément de votre CV. Ils ne sont pas utilisés pour des analyses et ne sont pas partagés.

IA : Pour l'extraction d'un CV, l'analyse d'une offre d'emploi, les brouillons de texte et la préparation d'entretien, nous transmettons les textes nécessaires à OpenAI (voir section 4). Aucune décision automatisée au sens de l'Art. 22 RGPD n'est prise : l'IA ne vous évalue, ne vous note ni ne vous classe. Elle compare uniquement les lignes de l'annonce avec votre CV et justifie chaque correspondance par une citation. Vous vérifiez et modifiez tous les textes vous-même ; rien n'est envoyé automatiquement – vous envoyez la candidature vous-même, par exemple via votre programme de messagerie.

Site web de l'entreprise : Notre serveur lit le site web public de l'entreprise uniquement sur votre clic, à condition que son fichier robots.txt le permette ; les portails d'emploi et les réseaux sociaux sont exclus. Un court résumé est enregistré, pas la page elle-même. Le site web voit l'adresse de notre serveur, pas la vôtre.

Durée de conservation, suppression et exportation : Toutes les informations de cette section sont conservées jusqu'à leur suppression par vous. « Supprimer le compte » supprime le CV, les pièces jointes, la photo, le journal et les paramètres. L'exportation (Profil → « Exporter les données ») les inclut ; le journal est également disponible en CSV. Pour l'activation de documents supplémentaires, voir la section 5 (Stripe).

Base légale : Art. 6 al. 1 lit. b RGPD (fonction demandée par vous), pour la personne de contact de l'annonce Art. 6 al. 1 lit. f RGPD. Si un CV téléchargé contient des catégories particulières de données personnelles (par exemple, handicap ou confession), nous ne les intégrons que si vous y consentez expressément sur l'écran de vérification (Art. 9 al. 2 lit. a RGPD) ; sinon, elles sont rejetées.

21. Notifications internes (Telegram)

Pour repérer rapidement les pannes et les urgences, nous envoyons de courtes notifications internes vers une conversation Telegram privée de l'exploitant. Elles ne contiennent ni courriers, ni documents, ni contenus de chat, seulement le nécessaire : pour les escalades vers le support, un court identifiant de conversation, l'offre, le rôle et un bref motif ; pour les rapports de bug, le titre que vous avez saisi, le type et l'adresse de la page ; pour les annonces signalées, le titre, la ville et le nombre de signalements ; pour les événements de paiement (remboursement, litige), le montant, le produit et un numéro de référence, sans votre adresse e-mail. Merci de ne pas indiquer de données sensibles dans le titre d'un rapport de bug. Destinataire : Telegram Messenger Inc., Road Town, Tortola (îles Vierges britanniques), avec un représentant dans l'UE à Bruxelles ; selon Telegram, les données des utilisateurs de l'EEE sont traitées dans des centres de données aux Pays-Bas, et les transferts au sein du groupe Telegram reposent sur les clauses contractuelles types de l'UE.

Base légale : Art. 6 al. 1 lit. f RGPD (intérêt légitime à la sécurité d'exploitation et au traitement rapide).

22. Transfert de données vers des pays tiers

Certains des prestataires de services mentionnés ci-dessus ont leur siège aux États-Unis ou y traitent des données (notamment Stripe, Cloudflare, Sentry, OpenAI, Resend et Backblaze ; avec votre consentement ou l'utilisation de la connexion également Google et Meta ; pour les notifications internes Telegram, Îles Vierges britanniques). Pour la Suisse (Pingen) et le Royaume-Uni (OpenStreetMap/Nominatim), des décisions d'adéquation de la Commission européenne existent. Pour les transferts vers les États-Unis, nous nous appuyons sur la décision d'adéquation relative au EU-US Data Privacy Framework (art. 45 RGPD, dans la mesure où le destinataire est certifié) ou sur des clauses contractuelles types de l'UE (art. 46, par. 2, point c), RGPD), qui font partie des contrats avec les prestataires. Vous pouvez obtenir une copie des garanties correspondantes sur demande à l'adresse legal@renthelfer.de.

23. Comptes d'équipe (forfait Business)

Le forfait Business n'est actuellement pas disponible à la souscription. Si, à l'avenir, vous créez un compte d'équipe dans le forfait Business ou y êtes invité, nous traitons l'adresse e-mail et le nom des membres de l'équipe ainsi qu'un journal d'équipe : avec l'horodatage, il consigne qui a envoyé, accepté ou retiré une invitation, qui a validé des courriers ou les a modifiés après validation, et qui a créé, modifié ou supprimé des données partagées (par ex. entrées de maintenance, cautions, blocs de texte, biens, nom de l'entreprise et logo), ainsi que les envois groupés déclenchés. Le journal d'équipe n'est visible que par le titulaire du compte d'équipe. Pour les contenus que le titulaire et son équipe traitent dans Renthelfer (par ex. données de ses locataires, courriers, cautions), le titulaire est le responsable du traitement ; nous les traitons pour son compte sur la base du contrat de sous-traitance (AVV). Lors d'un envoi groupé à des locataires, l'adresse du destinataire, le nom et le contenu du message sont transmis à notre prestataire e-mail (Resend) ou à notre prestataire postal (Pingen).

Base juridique : art. 6, par. 1, point b RGPD (exécution du contrat) et art. 6, par. 1, point f RGPD (intérêt légitime du titulaire à pouvoir retracer le travail dans le compte d'équipe). Le journal d'équipe est supprimé avec le compte d'équipe.

24. Procès-verbal de remise : données du cosignataire (seconde partie au contrat)

Avec le procès-verbal de remise, locataire et bailleur documentent la remise du logement. L'autre partie n'a pas besoin de compte chez nous : elle peut consulter et signer le procès-verbal via un lien personnel. Nous traitons à cette fin :

• Données du cosignataire (seconde partie au contrat) : nom, adresse e-mail, image de la signature, heure de la signature, ainsi que le contenu du procès-verbal tel qu'il vous est présenté (voir ci-dessous). Nous recevons le nom et l'adresse e-mail de la partie au contrat qui vous invite à signer (art. 14 RGPD).
• Contenu de la remise : photos, notes, relevés de compteurs et informations sur les clés figurant dans le procès-verbal. Les photos et notes peuvent montrer ou concerner des tiers ; la partie qui les téléverse est responsable de disposer du droit de le faire.
• Finalité et destinataire : documenter la remise entre les deux parties. Le destinataire est l'autre partie au contrat. L'envoi des e-mails d'invitation et de copie est effectué par notre sous-traitant (Auftragsverarbeiter) Resend (voir la section sur les destinataires et les pays tiers). Les données du procès-verbal elles-mêmes sont stockées sur nos serveurs dans l'UE.
• Copie par e-mail : la personne qui signe via le lien reçoit une seule fois une copie PDF du procès-verbal signé à l'adresse e-mail indiquée.
• Durée de conservation : jusqu'à la suppression du compte du titulaire du procès-verbal. Les procès-verbaux signés ne sont pas supprimés mais archivés et restent consultables jusque-là. Effacement sur demande, sauf si des intérêts de conservation ou de preuve s'y opposent.
• Vos droits : accès, rectification, effacement, limitation, portabilité et opposition (art. 15 à 21 RGPD). Contactez legal@renthelfer.de.

Base juridique : pour le cosignataire (seconde partie au contrat), art. 6, par. 1, point f) RGPD. Notre intérêt légitime et celui des deux parties au contrat consistent à documenter la remise du logement de manière infalsifiable et à attribuer la signature à une personne (preuve de l'heure et empreinte cryptographique du contenu signé). Il n'existe aucun contrat entre nous et le cosignataire ; l'utilisation du lien est volontaire. Pour le titulaire du compte qui établit le procès-verbal, la base juridique est l'art. 6, par. 1, point b) RGPD (contrat d'utilisation). Vous pouvez vous opposer à tout moment au traitement, en vertu de l'art. 21 RGPD, pour des raisons tenant à votre situation particulière. La fourniture de vos données n'est exigée ni par la loi ni par un contrat ; sans votre signature, le procès-verbal ne peut toutefois pas être confirmé de votre côté.