Informativa sulla privacy

1. Responsabile

Oleksandr Makovetskyi, handelnd unter der Bezeichnung „Renthelfer"
Kleeblatt 64
42119 Wuppertal, Deutschland
E-Mail: legal@renthelfer.de
Telefon: +49 170 9054363

Ai sensi del § 38 BDSG, attualmente non è stato nominato un responsabile della protezione dei dati, poiché in Renthelfer di norma non sono impiegate in modo permanente 20 o più persone nel trattamento automatizzato di dati personali. Per domande sulla protezione dei dati, si prega di contattare l'indirizzo e-mail sopra indicato.

2. Dati trattati

• Dati di contatto: indirizzo email, nome, numero di telefono (opzionale)
• Dati di indirizzo: via, numero civico, CAP, città, stato, paese
• Dati di accesso: password (memorizzata come hash), timestamp di accesso
• Dati contrattuali: stato dell'abbonamento, ID cliente Stripe, periodo di pagamento
• Contenuti d'uso: lettere di affitto create, documenti caricati, analisi AI, cronologia chat
• Dati tecnici: indirizzo IP (nei log del server, rotazione basata sul volume — nessun limite fisso), tipo di browser
• Dati OAuth: ID utente esterno Google/Facebook, URL dell'immagine del profilo
• Luoghi nel confronto di appartamenti: nomi, indirizzi e mezzi di trasporto dei luoghi da lei salvati (ad es. lavoro, scuola, asilo) Se condivide un confronto tramite link, i suoi luoghi sono visibili solo se lo attiva espressamente; il link è valido 14 giorni e può essere revocato in qualsiasi momento.
• Dati di sessione: per ogni accesso indirizzo IP, dispositivo, browser, sistema operativo e posizione approssimativa, affinché possa vedere e terminare le Sue sessioni attive.
• Statistiche di utilizzo senza cookie: singoli eventi (ad es. registrazione, acquisto, funzione utilizzata) con l'identificativo del Suo account, rilevati lato server per migliorare il servizio e individuare errori.
• Dati di sicurezza: valori hash ricavati dagli indirizzi IP per la limitazione delle richieste e per i blocchi temporanei dell'accesso (di breve durata, non in chiaro).
• Chat di assistenza senza account: messaggi e un identificativo di sessione, se del caso l'indirizzo e-mail da Lei indicato; restano memorizzati finché non richiede la cancellazione (legal@renthelfer.de).

3. Basi legali

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Esecuzione del contratto: fornitura di servizi, creazione account (anche tramite login Google), gestione abbonamenti, invio raccomandate
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Consenso: cookie di analisi (Google Analytics 4, Google Tag Manager) nonché l'accesso con Facebook, revocabile in qualsiasi momento (impostazioni dei cookie o Profilo → Account collegati)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — Interessi legittimi: sicurezza IT, protezione antifrode, log del server, gestione delle sessioni, limitazione delle richieste, statistiche di utilizzo senza cookie
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — Obbligo legale: conservazione dei dati di fatturazione (§ 147 AO, 8 anni)

4. Elaborazione AI tramite OpenAI

Per la generazione di lettere AI, l'analisi dei documenti, l'Assistente IA e la chat di supporto utilizziamo OpenAI Ireland Ltd. (Irlanda; il trattamento può essere svolto anche dalla società madre OpenAI, LLC, USA). I contenuti delle vostre lettere, i documenti caricati (immagini/PDF) e le richieste di chat vengono trasmessi a OpenAI. I documenti caricati (ad es. lettere, foto del verbale di consegna) possono contenere anche dati personali di terzi, come nome e indirizzo di un locatore o co-inquilino — trattiamo questi dati sulla base del nostro legittimo interesse (art. 6 par. 1 lett. f GDPR) a gestire la vostra richiesta. Le richieste API non vengono utilizzate per l'addestramento dei modelli OpenAI (secondo i termini di utilizzo dell'API OpenAI); OpenAI conserva inoltre le richieste fino a 30 giorni per il rilevamento di abusi. Poiché OpenAI Ireland Ltd. è vincolata contrattualmente ed è stabilita nell'UE, di norma non è necessario un trasferimento separato verso un paese terzo per questa parte del trattamento; l'eventuale sub-trattamento da parte di OpenAI, LLC (USA) avviene sulla base delle clausole contrattuali standard dell'UE (art. 46 GDPR). OpenAI è contrattualmente vincolato come responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR. Ciò vale anche per i messaggi vocali nella chat di supporto: l'audio viene trasmesso a OpenAI (Whisper) per essere convertito in testo.

Foto dei difetti (riduzione del canone): se nel calcolatore della riduzione del canone caricate una foto, l’immagine viene trasmessa a OpenAI per riconoscere automaticamente il tipo di difetto (finalità: proporre la categoria di difetto adatta; base giuridica: art. 6, par. 1, lett. b) GDPR); OpenAI conserva le richieste come indicato in questa sezione. Inoltre salviamo la foto insieme al vostro calcolo come mezzo di prova e documentazione (finalità: dimostrare il difetto nel rapporto PDF e nella pratica; base giuridica: art. 6, par. 1, lett. b) GDPR), cifrata sui nostri server e senza dati di posizione (EXIF). La foto resta salvata finché non la eliminate voi o finché il vostro account non viene eliminato; viene trasmessa a OpenAI solo per l’analisi. Non fotografate persone né documenti contenenti dati personali. Per ogni foto può inserire facoltativamente una descrizione con parole sue (massimo 300 caratteri); viene salvata insieme alla foto e al suo calcolo e compare nel rapporto PDF. Salviamo con la foto anche la risposta dell’analisi IA (descrizione del contenuto dell’immagine, suggerimenti) e la sua decisione in merito (accettata, rifiutata o aggiunta senza analisi). Per migliorare il riconoscimento dei difetti registriamo inoltre i suggerimenti e la sua decisione — senza l’immagine e senza i suoi testi.

Base legale: Art. 6 par. 1 lett. b e f GDPR. Protezione dei dati: openai.com/privacy

5. Elaborazione dei pagamenti (Stripe)

I pagamenti di abbonamenti e acquisti singoli vengono elaborati tramite Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Irlanda, se del caso con il coinvolgimento di Stripe, Inc., USA); per l'elaborazione del pagamento trasmettiamo il Suo indirizzo e-mail a Stripe. I dati completi del metodo di pagamento (ad es. carta di credito, addebito diretto SEPA, Apple Pay, Google Pay) vengono trattati direttamente da Stripe e non ci vengono inoltrati. Stripe tratta i dati di pagamento in parte per nostro conto, in parte come titolare del trattamento autonomo (ad es. per la prevenzione delle frodi e per obblighi di legge); al riguardo vale l'informativa sulla privacy di Stripe. Conserviamo l'ID cliente Stripe, il periodo di abbonamento nonché importo, prodotto e stato dei Suoi pagamenti; conserviamo questi dati contabili in ragione degli obblighi di conservazione previsti dalla normativa fiscale e commerciale (art. 6, par. 1, lett. c) GDPR).

Base legale: Art. 6 par. 1 lett. b e c. Protezione dei dati: stripe.com/privacy

6. Dati di localizzazione e di mercato (Geoapify, Nominatim/OpenStreetMap, GeoMap)

Per i suggerimenti di indirizzi, le mappe e i tempi di percorrenza (ad es. il Controllo Posizione Immobile, il confronto di appartamenti con «I miei luoghi») utilizziamo il servizio Geoapify di KEPTAGO LTD (Pafo, Cipro) e il servizio di geocodifica Nominatim della OpenStreetMap Foundation (Regno Unito). A questi trasmettiamo l'indirizzo da lei inserito o le coordinate ricavate, insieme ai testi di ricerca e, per «I miei luoghi», anche gli indirizzi e le coordinate dei luoghi da lei salvati (ad es. lavoro, scuola, asilo) e degli appartamenti confrontati, ma non il suo nome né il suo indirizzo e-mail. Le richieste passano dal nostro server, il suo indirizzo IP non viene inoltrato. Per i dati di mercato (ad es. affitti medi richiesti) interroghiamo Real Estate Pilot AG (Lipsia, «GeoMap»); vengono inviati solo il codice postale o la regione, nessun dato personale.

Base legale: Art. 6 par. 1 lett. b GDPR (funzione da voi richiesta).

7. Mercato immobiliare (annunci, richieste, profilo di candidatura, ricerche salvate)

Gli annunci sono visibili pubblicamente: titolo, descrizione, foto, via senza numero civico, Stadtteil e un punto approssimativo sulla mappa. Gli interessati vedono i dati di contatto e l'indirizzo esatto solo dopo la risposta del locatore. Per gli inserzionisti commerciali, ragione sociale e note legali (Impressum) sono visibili pubblicamente. Chi invia una richiesta trasmette al locatore interessato nome, messaggio e, solo se lo sceglie, un'istantanea del proprio profilo di candidatura (reddito, documenti, telefono, foto); il locatore è titolare autonomo del trattamento successivo. Richieste, risposte e rifiuti (Absage) sono salvati nella conversazione di entrambe le parti. I link di condivisione del profilo di candidatura hanno durata limitata (massimo 90 giorni) e sono revocabili in qualsiasi momento; gli accessi vengono registrati e i nuovi link di condivisione per impostazione predefinita non condividono nulla; quando invia una richiesta sceglie lei stesso cosa contiene l'istantanea del suo profilo; i link creati prima del 20.10.2026 restano come configurati. Le foto vengono salvate senza metadati (EXIF/GPS) e controllate da malware sul nostro server, senza coinvolgere terzi. Per le ricerche salvate (agente di ricerca) memorizziamo i filtri e le impostazioni di notifica; è possibile annullare in qualsiasi momento l'iscrizione alle notifiche e-mail. Se segnalate un annuncio, memorizziamo chi segnala e il motivo per la moderazione. Per i suggerimenti e la verifica degli indirizzi, i dati dell'indirizzo vengono trasmessi a Geoapify e Nominatim (vedi la sezione «Dati di posizione e di mercato»). Durata di conservazione: fino alla cancellazione da parte degli utenti o fino alla cancellazione dell'account; una richiesta rifiutata resta come prova, insieme all'istantanea del profilo (reddito e telefono solo se selezionati), finché entrambe le parti non l'hanno cancellata; l'istantanea viene rimossa non appena lei cancella la richiesta. Con la cancellazione dell'account vengono cancellati annunci, richieste, profilo di candidatura, link di condivisione, preferiti e ricerche salvate.

Base giuridica: Art. 6 par. 1 lett. b GDPR (contratto o misure precontrattuali), Art. 6 par. 1 lett. f GDPR (prevenzione delle frodi, moderazione).

8. Invio raccomandate (Pingen / Deutsche Post)

Se utilizza la funzione "Invia raccomandata", i dati del mittente e del destinatario, nonché il contenuto della lettera, vengono trasmessi a Pingen GmbH (Zurigo, Svizzera), che dispone la stampa e la spedizione, e per la consegna a Deutsche Post AG. Questa trasmissione è necessaria per l'esecuzione del contratto. Con Pingen esiste un contratto di trattamento dei dati ai sensi dell'art. 28 GDPR; per la Svizzera vale una decisione di adeguatezza della Commissione europea.

Base legale: Art. 6 par. 1 lett. b GDPR.

9. Invio email (Resend)

Le email transazionali (conferma, reset password) vengono inviate tramite Resend, Inc. (USA). Il vostro indirizzo email viene trasmesso a Resend. Resend elabora i dati esclusivamente per la consegna e non per scopi propri. Resend è contrattualmente vincolato come responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR. Le e-mail in arrivo ai nostri indirizzi di contatto e di supporto vengono elaborate tramite Google Workspace (Google Ireland Limited).

Base legale: Art. 6 par. 1 lett. b GDPR. Protezione dei dati: resend.com/privacy

10. Accesso con Google (OAuth)

Se scegliete "Accedi con Google", sarete reindirizzati a Google LLC (USA). Dopo il vostro consenso, Google ci trasmette l'indirizzo email, il nome e, se del caso, l'immagine del profilo. Lo script Google Identity Services viene caricato solo nella pagina di accesso/registrazione, indipendentemente dal consenso ai cookie — è tecnicamente necessario per fornire la funzione di accesso da voi richiesta.

Base legale: Art. 6 par. 1 lett. b GDPR (esecuzione del contratto — accesso da voi richiesto). Protezione dei dati: policies.google.com/privacy

11. Accesso con Facebook (OAuth)

Se sceglie "Accedi con Facebook", viene reindirizzato a Meta Platforms Ireland Ltd. Dopo il Suo consenso, Facebook ci trasmette indirizzo e-mail, nome e, se del caso, immagine del profilo. Può scollegare l'associazione in qualsiasi momento in Profilo → Account collegati.

Base legale: Art. 6 par. 1 lett. a GDPR (consenso). Protezione dei dati: facebook.com/privacy

12. Hosting (ServerDiscounter)

Il servizio è gestito su server di ServerDiscounter (Metaliance ISP Systems e.K., Berlino, Germania); secondo l'operatore, i data center si trovano a Stoccarda. Il database e i file caricati si trovano su questi server. Inoltre, copie di sicurezza cifrate (backup) sono conservate presso Backblaze, Inc. (USA) in un data center nell'UE; ciframo noi stessi i dati prima del caricamento, Backblaze non ha accesso ai contenuti. Alcuni altri fornitori di servizi citati in questa informativa hanno sede negli USA o vi trattano dati (cfr. la sezione "Trasferimento di dati verso paesi terzi").

Protezione dei suoi dati (misure tecniche e organizzative)

Adottiamo misure tecniche e organizzative per proteggere i suoi dati. Nessun servizio può promettere una sicurezza completa; il riepilogo seguente descrive ciò che attualmente applichiamo.

• Trasmissione: la connessione tra il suo dispositivo e i nostri server è cifrata con TLS.
• Banca dati: l'accesso alla banca dati è protetto da credenziali. La banca dati non è raggiungibile direttamente da internet.
• Cifratura di singoli contenuti: i contenuti personali nelle aree seguenti sono inoltre archiviati in forma cifrata a livello di campo: lettere, verifiche Nebenkosten (spese accessorie), scanner di lettere, Mietakte (fascicolo del contratto di locazione), verifica Rundfunkbeitrag, verbali di consegna (dati su parti, immobile, locali, contatori e chiavi), profilo di candidatura abitativa, CV e candidature, contatti, panoramica delle cauzioni, blocchi di testo, chat con l'assistente IA, richieste al supporto e segnalazioni di errori.
• Chiavi: le chiavi sono tenute separate per account, analisi o pratica. Con l'eliminazione dell'account le chiavi corrispondenti vengono eliminate; i contenuti cifrati non possono più essere letti.
• Le altre aree non sono ancora cifrate a livello di campo, in particolare i dati dell'account (indirizzo e-mail, nome, telefono, indirizzo), i messaggi tra inquilini e locatori, gli ordini di lettere cartacee, le pratiche e le scadenze nonché le analisi degli immobili; estendiamo la protezione per gradi. Marcature temporali e stati restano non cifrati per il funzionamento del servizio. Le copie di sicurezza create prima del 31.10.2026 contengono ancora alcuni campi in chiaro (i file stessi sono cifrati); vengono sostituite al più tardi dopo 30 giorni.
• File e backup: i documenti e le foto caricati, così come tutte le copie di backup, sono archiviati in forma cifrata.

13. Cloudflare Turnstile (CAPTCHA) e Sentry (monitoraggio errori)

Per proteggere dai bot utilizziamo Cloudflare Turnstile (Cloudflare, Inc., USA); lo script viene caricato quando si accede alle pagine di questo sito web e analizza i segnali del browser per il rilevamento dei bot senza enigmi visibili. Per il monitoraggio degli errori utilizziamo Sentry (Functional Software, Inc., USA; dati conservati nell'UE). I messaggi di errore possono essere inviati dal nostro server e, in caso di errori nel Suo browser, direttamente dal Suo browser; per ragioni tecniche il Suo indirizzo IP viene così trasmesso a Sentry. Abbiamo configurato Sentry in modo che non vengano inviati nomi né contenuti. Base legale: Art. 6 par. 1 lett. f GDPR (interessi legittimi: sicurezza IT, affidabilità operativa).

14. Analisi web (con consenso)

Con il tuo consenso, utilizziamo Google Analytics 4 (Google Ireland Limited, Irlanda; i dati possono essere trattati anche da Google LLC, USA) per l'analisi pseudonima dell'utilizzo e Google Tag Manager come contenitore per questo script. Lo script viene caricato solo dopo il tuo consenso nel banner dei cookie (Google Consent Mode v2, impostazione predefinita: rifiutato) e può essere revocato in qualsiasi momento tramite «Impostazioni cookie» nel footer.

Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. a) GDPR (consenso). Protezione dei dati: Google

15. Cookie e memoria locale

Per il login e le funzioni di base utilizziamo cookie tecnicamente necessari o il localStorage. Con il tuo consenso, utilizziamo inoltre Google Analytics 4 (vedi sezione 14 sopra). Dettagli su tutte le tecnologie: Politica sui cookie

• renthelfer_token — Token di sessione JWT (necessario, durata della sessione)
• renthelfer_dark_mode — Preferenza schema colori (necessario)
• renthelfer_cookie_consent_v2 — Il tuo consenso ai cookie + timestamp (12 mesi)
• Altri archivi locali tecnicamente necessari: lingua scelta, sessione e consenso della chat di assistenza, dati di passaggio tra le pagine, identificativo ospite per l'utilizzo senza accesso, avviso sull'installazione dell'app nonché bozze nell'area del curriculum; con l'accesso tramite Facebook, inoltre, cookie di breve durata (10 minuti) per la procedura di accesso.

16. Durata della conservazione

• Account utente + tutti i contenuti: fino alla cancellazione dell'account da parte dell'utente
• Log del server (IP): rotazione basata sul volume (nessun limite fisso)
• Dati di fatturazione e pagamento (inclusi gli invii postali a pagamento): 8 anni dalla fine dell'anno solare (§ 147 comma 3 AO, § 14b UStG). Dopo l'eliminazione dell'account, senza nome, e-mail e contenuto della lettera; poi cancellazione automatica
• File eliminati: marcatura immediata, eliminazione definitiva dai backup entro 30 giorni
• Token e-mail: verifica 24 h, reset password 1 h
• Foto e documenti caricati (ad es. conteggi delle spese accessorie, foto dei difetti, foto del verbale di consegna): soggetti alla stessa regola sopra indicata — conservati fino alla cancellazione da parte dell'utente o alla cancellazione dell'account, rimozione definitiva dai backup entro 30 giorni.
• Registro degli accessi degli amministratori agli account (senza contenuti; responsabilizzazione ex art. 5, par. 2 GDPR): dopo l'eliminazione dell'account resta solo un identificativo non più riconducibile a lei
• Dichiarazioni effettuate tramite il pulsante di disdetta (§ 312k BGB) e la funzione di recesso (§ 356a BGB) — nome, e-mail, contratto, momento: 3 anni dalla fine dell'anno solare di ricezione (termine di prescrizione ordinario, §§ 195, 199 BGB), anche dopo la cancellazione dell'account, come prova che la Sua dichiarazione è stata ricevuta ed elaborata (art. 17, par. 3, lett. e GDPR); successivamente cancellazione automatica
• Dati di sessione delle sessioni scadute: pulizia periodica; statistiche di utilizzo (eventi): 180 giorni; chat di assistenza senza account: fino alla cancellazione su Sua richiesta

17. I tuoi diritti (Art. 15–22 GDPR)

• Art. 15 — Accesso ai dati memorizzati
• Art. 16 — Rettifica di dati errati (impostazioni del profilo)
• Art. 17 — Cancellazione: account + tutti i dati (Profilo → "Elimina account")
• Art. 18 — Limitazione del trattamento, ad es. mentre esaminiamo una rettifica o un'opposizione (richiesta a legal@renthelfer.de)
• Art. 20 — Portabilità dei dati: esportazione JSON (Profilo → "Esporta dati")
• Art. 21 — Opposizione al trattamento basato su interessi legittimi
• Art. 7(3) — Revoca del consenso (ad es. cookie di analisi/marketing) possibile in qualsiasi momento

La revoca di un consenso non pregiudica la liceità del trattamento effettuato fino a quel momento (art. 7, par. 3 GDPR).

Non hanno luogo decisioni automatizzate, compresa la profilazione, ai sensi dell'art. 22 GDPR. Le funzioni di IA creano bozze di testo e analisi sulle quali decide Lei stesso.

Per la creazione dell'account sono necessari indirizzo e-mail e password; senza questi dati non possiamo eseguire il contratto. Ulteriori dati sono facoltativi; senza di essi alcune funzioni sono disponibili solo in misura limitata.

Richieste a: legal@renthelfer.de

18. Diritto di reclamo

Lei ha il diritto di presentare un reclamo presso il Commissario statale per la protezione dei dati e la libertà di informazione della Renania Settentrionale-Vestfalia:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf · ldi.nrw.de

19. Dati geografici e statistici esterni

Per le analisi di localizzazione e di mercato (ad es. Controllo Immobile e Zona, Analisi di Mercato e Localizzazione, Controllo Localizzazione Commerciale) interroghiamo servizi pubblici di geodati e statistica: OpenStreetMap (dati cartografici, punti di interesse), BBSR/INKAR (demografia, potere d'acquisto) e Destatis/Regionalstatistik.de (statistica delle segnalazioni di attività). Queste richieste avvengono tramite codice postale, coordinate o codice ufficiale di comune/distretto; non trasmettiamo il suo nome né il suo indirizzo e-mail (per la ricerca di indirizzi si veda la sezione sui dati di localizzazione e di mercato). Quando viene mostrata una mappa interattiva, il suo browser carica le tessere della mappa direttamente dai server della OpenStreetMap Foundation; per ragioni tecniche viene così trasmesso il suo indirizzo IP (art. 6, par. 1, lett. f GDPR, visualizzazione della mappa richiesta). Gli altri servizi non trattano dati personali e non sono responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR; sono elencati qui per trasparenza.

20. Curriculum Vitae e Lettera di Presentazione

Quando utilizza la sezione "Curriculum Vitae e Lettera di Presentazione", elaboriamo inoltre quanto segue – esclusivamente per preparare le sue candidature e solo per Lei:

• Dati del curriculum: nome, dati di contatto, percorso professionale, istruzione, competenze e lingue – inseriti da Lei o estratti da un curriculum caricato da Lei. Una data di nascita non viene inclusa nei suoi documenti di candidatura.
• Allegati (ad es. certificati, attestati) e una foto: solo se li carica Lei stesso. La foto viene inclusa in una candidatura solo su sua richiesta. Ogni file può essere visualizzato, scaricato e cancellato in qualsiasi momento.
• Annunci di lavoro che inserisce, insieme alla persona di contatto (nome, funzione, e-mail, telefono), se l'annuncio di lavoro li menziona: memorizziamo solo ciò che l'annuncio pubblica e lo utilizziamo solo per consentirle di contattare la persona giusta. I dati non vengono divulgati.
• Diario delle candidature: stato, data e modalità di invio, note e documenti creati (fino a 10 versioni precedenti per documento).
• Promemoria: Circa due settimane dopo l'invio, chiediamo via e-mail se ci sono novità. Può disattivarlo nelle impostazioni di notifica o tramite il link di cancellazione nell'e-mail. Un clic sul link non cambia mai automaticamente lo stato della sua candidatura.
• Impostazione del centro per l'impiego (facoltativa): Se ha attivato la panoramica per il centro per l'impiego e il numero dal suo piano di cooperazione, che inserisce Lei stesso, li memorizziamo separatamente dal suo curriculum. Non vengono utilizzati per analisi e non vengono divulgati.

IA: Per l'estrazione di un curriculum, l'analisi di un annuncio di lavoro, le bozze di testo e la preparazione del colloquio, trasmettiamo i testi necessari a OpenAI (vedi sezione 4). Non avviene alcuna decisione automatizzata ai sensi dell'Art. 22 GDPR: l'IA non valuta, classifica o ordina Lei. Confronta solo le righe dell'annuncio con il suo curriculum e associa ogni corrispondenza con una citazione da esso. Lei verifica e modifica tutti i testi; nulla viene inviato automaticamente – la candidatura la invia Lei stesso, ad esempio tramite il suo programma di posta elettronica.

Sito web aziendale: Solo su suo clic, il nostro server legge il sito web pubblico dell'azienda, se il loro robots.txt lo consente; i portali di lavoro e i social network sono esclusi. Viene memorizzato un breve riassunto, non la pagina stessa. Il sito web vede l'indirizzo del nostro server, non il suo.

Durata di conservazione, cancellazione ed esportazione: Tutti i dati di questa sezione rimangono memorizzati fino alla sua cancellazione. "Elimina account" rimuove curriculum, allegati, foto, diario e impostazioni. L'esportazione (Profilo → "Esporta dati") li include; il diario è disponibile anche come CSV. Per l'attivazione di ulteriori documenti si applica la sezione 5 (Stripe).

Base giuridica: Art. 6 par. 1 lett. b GDPR (funzione richiesta da Lei), per la persona di contatto dall'annuncio Art. 6 par. 1 lett. f GDPR. Se un curriculum caricato contiene categorie speciali di dati personali (ad es. disabilità o confessione religiosa), li includiamo solo se Lei acconsente espressamente sullo schermo di verifica (Art. 9 par. 2 lett. a GDPR); altrimenti vengono scartati.

21. Notifiche interne (Telegram)

Per accorgerci rapidamente di guasti e questioni urgenti, inviamo brevi notifiche interne a una chat Telegram privata del gestore. Non contengono lettere, documenti o contenuti di chat, ma solo il necessario: per le escalation al supporto un breve ID della conversazione, piano, ruolo e un breve motivo; per le segnalazioni di errori il titolo da Lei inserito, il tipo e l'indirizzo della pagina; per gli annunci segnalati titolo, città e numero di segnalazioni; per eventi di pagamento (rimborso, contestazione) importo, prodotto e numero di riferimento, senza il Suo indirizzo e-mail. La preghiamo di non inserire dati sensibili nel titolo di una segnalazione di errore. Destinatario: Telegram Messenger Inc., Road Town, Tortola (Isole Vergini Britanniche), con rappresentante nell'UE a Bruxelles; secondo Telegram i dati degli utenti SEE sono trattati in data center nei Paesi Bassi e i trasferimenti all'interno del gruppo Telegram si basano sulle clausole contrattuali tipo dell'UE.

Base giuridica: Art. 6 par. 1 lett. f GDPR (interesse legittimo alla sicurezza operativa e alla gestione tempestiva).

22. Trasferimento di dati verso paesi terzi

Alcuni dei fornitori di servizi sopra menzionati hanno sede negli USA o vi trattano dati (in particolare Stripe, Cloudflare, Sentry, OpenAI, Resend e Backblaze; con il Suo consenso o l'utilizzo dell'accesso anche Google e Meta; per le notifiche interne Telegram, Isole Vergini Britanniche). Per la Svizzera (Pingen) e il Regno Unito (OpenStreetMap/Nominatim) esistono decisioni di adeguatezza della Commissione europea. Per i trasferimenti verso gli USA ci basiamo sulla decisione di adeguatezza relativa al EU-US Data Privacy Framework (art. 45 GDPR, se il destinatario è certificato) oppure sulle clausole contrattuali tipo dell'UE (art. 46, par. 2, lett. c, GDPR), che fanno parte dei contratti con i fornitori di servizi. Una copia delle rispettive garanzie può essere ottenuta su richiesta all'indirizzo legal@renthelfer.de.

23. Account di team (piano Business)

Il piano Business al momento non è disponibile per la sottoscrizione. Se in futuro crea un account di team nel piano Business o viene invitato in uno, trattiamo l'indirizzo e-mail e il nome dei membri del team nonché un registro del team: con data e ora, registra chi ha inviato, accettato o ritirato un invito, chi ha approvato lettere o le ha modificate dopo l'approvazione, e chi ha creato, modificato o eliminato dati di uso comune (ad es. voci di manutenzione, cauzioni, blocchi di testo, immobili, nome dell'azienda e logo), nonché gli invii di massa avviati. Il registro del team è visibile solo al titolare dell'account di team. Per i contenuti che il titolare e il suo team trattano in Renthelfer (ad es. dati dei suoi inquilini, lettere, cauzioni), il titolare è il titolare del trattamento; li trattiamo per suo conto sulla base del contratto di trattamento dei dati (AVV). In un invio di massa agli inquilini, l'indirizzo del destinatario, il nome e il contenuto del messaggio vengono trasmessi al nostro fornitore di e-mail (Resend) o di servizi postali (Pingen).

Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. b GDPR (esecuzione del contratto) e art. 6, par. 1, lett. f GDPR (legittimo interesse del titolare a poter ricostruire il lavoro nell'account di team). Il registro del team viene eliminato insieme all'account di team.

24. Verbale di consegna: dati del cofirmatario (seconda parte del contratto)

Con il verbale di consegna, inquilino e locatore documentano la consegna dell'appartamento. L'altra parte del contratto non ha bisogno di un account presso di noi: può consultare e firmare il verbale tramite un link personale. A tal fine trattiamo:

• Dati del cofirmatario (seconda parte del contratto): nome, indirizzo e-mail, immagine della firma, momento della firma, nonché il contenuto del verbale così come Le viene mostrato (v. sotto). Riceviamo nome e indirizzo e-mail dalla parte del contratto che La invita a firmare (art. 14 GDPR).
• Contenuto della consegna: foto, note, letture dei contatori e dati sulle chiavi nel verbale. Foto e note possono mostrare o riguardare terzi; la parte che le carica è responsabile di averne il diritto.
• Finalità e destinatario: documentare la consegna tra le due parti del contratto. Destinatario è l'altra parte del contratto. L'invio delle e-mail di invito e di copia è effettuato dal nostro responsabile del trattamento (Auftragsverarbeiter) Resend (vedi la sezione su destinatari e paesi terzi). I dati del verbale stessi sono conservati sui nostri server nell'UE.
• Copia via e-mail: chi firma tramite il link riceve una sola volta una copia PDF del verbale firmato all'indirizzo e-mail indicato.
• Conservazione: fino alla cancellazione dell'account del titolare del verbale. I verbali firmati non vengono cancellati ma archiviati e restano consultabili fino ad allora. Cancellazione su richiesta, salvo che vi ostino interessi di conservazione o probatori.
• I suoi diritti: accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opposizione (artt. 15–21 GDPR). Scriva a legal@renthelfer.de.

Base giuridica: per il cofirmatario (seconda parte del contratto), art. 6, par. 1, lett. f) GDPR. Il nostro legittimo interesse e quello delle due parti del contratto consiste nel documentare la consegna dell'appartamento a prova di manomissione e nell'attribuire la firma a una persona (prova del momento e impronta crittografica del contenuto firmato). Tra noi e il cofirmatario non esiste alcun contratto; l'utilizzo del link è volontario. Per il titolare dell'account che crea il verbale, la base giuridica è l'art. 6, par. 1, lett. b) GDPR (contratto di utilizzo). Lei può opporsi al trattamento in qualsiasi momento ai sensi dell'art. 21 GDPR per motivi connessi alla Sua situazione particolare. Il conferimento dei Suoi dati non è obbligatorio né per legge né per contratto; senza la Sua firma, tuttavia, il verbale non può essere confermato da parte Sua.