Polityka prywatności

1. Administrator

Oleksandr Makovetskyi, handelnd unter der Bezeichnung „Renthelfer"
Kleeblatt 64
42119 Wuppertal, Deutschland
E-Mail: legal@renthelfer.de
Telefon: +49 170 9054363

Zgodnie z § 38 BDSG obecnie nie powołano inspektora ochrony danych, ponieważ w Renthelfer z reguły nie ma stale zatrudnionych co najmniej 20 osób zajmujących się zautomatyzowanym przetwarzaniem danych osobowych. W przypadku pytań dotyczących ochrony danych prosimy o kontakt na powyższy adres e-mail.

2. Przetwarzane dane

• Dane kontaktowe: adres e-mail, imię i nazwisko, numer telefonu (opcjonalnie)
• Dane adresowe: ulica, numer domu, kod pocztowy, miasto, województwo, kraj
• Dane dostępu: hasło (przechowywane w postaci skrótu), znacznik czasu logowania
• Dane umowy: status subskrypcji, ID klienta Stripe, okres płatności
• Treści użytkownika: utworzone listy najmu, przesłane dokumenty, analizy AI, historie czatów
• Dane techniczne: adres IP (w logach serwera, rotacja wolumenowa — bez stałego limitu), typ przeglądarki
• Dane OAuth: zewnętrzne ID użytkownika Google/Facebook, URL zdjęcia profilowego
• Miejsca w porównaniu mieszkań: nazwy, adresy i środki transportu zapisanych przez Państwa miejsc (np. praca, szkoła, przedszkole) Jeśli udostępnią Państwo porównanie przez link, Państwa miejsca będą widoczne tylko po wyraźnym włączeniu tej opcji; link jest ważny 14 dni i można go w każdej chwili cofnąć.
• Dane sesji: przy każdym logowaniu adres IP, urządzenie, przeglądarka, system operacyjny i przybliżona lokalizacja, aby mogli Państwo zobaczyć swoje aktywne sesje i je zakończyć.
• Statystyka użytkowania bez plików cookie: pojedyncze zdarzenia (np. rejestracja, zakup, używana funkcja) z identyfikatorem Państwa konta, rejestrowane po stronie serwera w celu ulepszania usługi i wykrywania błędów.
• Dane bezpieczeństwa: wartości skrótu utworzone z adresów IP, służące do ograniczania liczby zapytań i do czasowych blokad logowania (krótkotrwałe, nie w postaci jawnej).
• Czat wsparcia bez konta: wiadomości i identyfikator sesji, w stosownych przypadkach podany przez Państwa adres e-mail; pozostają zapisane do czasu żądania usunięcia (legal@renthelfer.de).

3. Podstawy prawne

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Realizacja umowy: świadczenie usług, tworzenie konta (także poprzez logowanie Google/Facebook), zarządzanie subskrypcją, wysyłka listów poleconych
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Zgoda: pliki cookie analityczne (Google Analytics 4, Google Tag Manager) oraz logowanie przez Facebook, możliwość cofnięcia w każdej chwili (ustawienia plików cookie lub Profil → Powiązane konta)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — Uzasadnione interesy: bezpieczeństwo IT, ochrona przed oszustwami, logi serwera, zarządzanie sesjami, ograniczanie liczby zapytań, statystyka użytkowania bez plików cookie
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — Obowiązek prawny: przechowywanie danych fakturowych (§ 147 AO, 8 lat)

4. Przetwarzanie AI przez OpenAI

Do generowania listów AI, analizy dokumentów, Asystenta AI i czatu wsparcia używamy OpenAI Ireland Ltd. (Irlandia; przetwarzanie może być również realizowane przez spółkę macierzystą OpenAI, LLC, USA). Twoje treści listów, przesłane dokumenty (obrazy/PDF) i zapytania czatowe są przesyłane do OpenAI. Przesłane dokumenty (np. listy, zdjęcia protokołu przekazania) mogą również zawierać dane osobowe osób trzecich, np. imię i adres wynajmującego lub współlokatora — przetwarzanie to opieramy na naszym prawnie uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) w załatwieniu Twojej sprawy. Zapytania API nie są wykorzystywane do szkolenia modeli OpenAI (zgodnie z warunkami użytkowania OpenAI API); OpenAI dodatkowo przechowuje zapytania do 30 dni w celu wykrywania nadużyć. Ponieważ OpenAI Ireland Ltd. jest związana umową i ma siedzibę w UE, oddzielny transfer do kraju trzeciego zasadniczo nie jest wymagany dla tej części przetwarzania; ewentualne dalsze przetwarzanie przez OpenAI, LLC (USA) odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych UE (art. 46 RODO). OpenAI jest umownie związany jako podmiot przetwarzający zgodnie z art. 28 RODO. Dotyczy to także wiadomości głosowych w czacie wsparcia: dźwięk jest przekazywany do OpenAI (Whisper) w celu zamiany na tekst.

Zdjęcia wad (obniżka czynszu): jeśli w kalkulatorze obniżki czynszu prześlesz zdjęcie, obraz zostanie przekazany do OpenAI w celu automatycznego rozpoznania rodzaju wady (cel: zaproponowanie odpowiedniej kategorii wady; podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO); OpenAI przechowuje zapytania zgodnie z informacjami w tej sekcji. Dodatkowo zapisujemy zdjęcie razem z Twoim obliczeniem jako środek dowodowy i dokumentacyjny (cel: wykazanie wady w raporcie PDF i w sprawie; podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO), w formie zaszyfrowanej na naszych serwerach i bez danych o lokalizacji (EXIF). Zdjęcie pozostaje zapisane, dopóki go nie usuniesz lub nie zostanie usunięte Twoje konto; do OpenAI jest przekazywane wyłącznie w celu analizy. Prosimy nie fotografować osób ani dokumentów z danymi osobowymi. Do każdego zdjęcia możesz dobrowolnie dodać własny opis własnymi słowami (maksymalnie 300 znaków); jest zapisywany razem ze zdjęciem i obliczeniem oraz pojawia się w raporcie PDF. Odpowiedź analizy AI (opis zawartości obrazu, propozycje) oraz Twoją decyzję w tej sprawie (przyjęto, odrzucono lub dodano bez analizy) zapisujemy również przy zdjęciu. Aby ulepszać rozpoznawanie usterek, dodatkowo rejestrujemy propozycje i Twoją decyzję — bez obrazu i bez Twoich tekstów.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO. Ochrona danych: openai.com/privacy

5. Przetwarzanie płatności (Stripe)

Płatności za subskrypcje i zakupy jednorazowe są realizowane za pośrednictwem Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Irlandia, w stosownych przypadkach z udziałem Stripe, Inc., USA); do realizacji płatności przekazujemy Państwa adres e-mail firmie Stripe. Pełne dane instrumentu płatniczego (np. karty kredytowej, polecenia zapłaty SEPA, Apple Pay, Google Pay) przetwarza bezpośrednio Stripe i nie przekazuje ich nam. Stripe przetwarza dane płatnicze częściowo w naszym imieniu, a częściowo jako odrębny administrator (np. w celu zapobiegania oszustwom i wypełniania obowiązków prawnych); w tym zakresie obowiązuje polityka prywatności Stripe. Przechowujemy identyfikator klienta Stripe, okres subskrypcji oraz kwotę, produkt i status Państwa płatności; dane księgowe przechowujemy ze względu na podatkowe i handlowo-prawne obowiązki przechowywania (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b i c. Ochrona danych: stripe.com/privacy

6. Dane lokalizacyjne i rynkowe (Geoapify, Nominatim/OpenStreetMap, GeoMap)

Do podpowiedzi adresów, map i czasów dojazdu (np. Kontrola Lokalizacji Mieszkania, porównanie mieszkań z funkcją „Moje miejsca”) korzystamy z usługi Geoapify firmy KEPTAGO LTD (Pafos, Cypr) oraz z usługi geokodowania Nominatim organizacji OpenStreetMap Foundation (Wielka Brytania). Przekazujemy im wpisany przez Państwa adres lub wyznaczone z niego współrzędne i teksty wyszukiwania, a w funkcji „Moje miejsca” także adresy i współrzędne zapisanych przez Państwa miejsc (np. praca, szkoła, przedszkole) oraz porównywanych mieszkań, ale nie imię i nazwisko ani adres e-mail. Zapytania przechodzą przez nasz serwer, adres IP nie jest przekazywany. W sprawie danych rynkowych (np. średnich czynszów ofertowych) odpytujemy Real Estate Pilot AG (Lipsk, „GeoMap”); przekazywany jest tylko kod pocztowy lub region, bez danych osobowych.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (funkcja, o którą poprosiłeś/aś).

7. Rynek mieszkaniowy (ogłoszenia, zapytania, profil kandydata, zapisane wyszukiwania)

Ogłoszenia są publicznie widoczne: tytuł, opis, zdjęcia, ulica bez numeru domu, Stadtteil i przybliżony punkt na mapie. Dane kontaktowe i dokładny adres zainteresowani widzą dopiero po odpowiedzi wynajmującego. W przypadku ogłoszeniodawców komercyjnych nazwa firmy i stopka prawna (Impressum) są publicznie widoczne. Kto wysyła zapytanie, przekazuje właściwemu wynajmującemu imię i nazwisko, wiadomość oraz – wyłącznie z własnego wyboru – zrzut swojego profilu kandydata (dochód, dokumenty, telefon, zdjęcie); wynajmujący jest samodzielnym administratorem w zakresie dalszego przetwarzania. Zapytania, odpowiedzi i odmowy (Absage) są zapisywane w rozmowie obu stron. Linki udostępniające profil kandydata są ograniczone czasowo (maksymalnie 90 dni) i można je w każdej chwili odwołać; dostępy są rejestrowane, a nowe linki udostępniające domyślnie niczego nie udostępniają; wysyłając zapytanie, sami Państwo wybierają, co zawiera zrzut Państwa profilu; linki utworzone przed 20.10.2026 pozostają takie, jak je ustawiono. Zdjęcia są zapisywane bez metadanych (EXIF/GPS) i skanowane pod kątem złośliwego oprogramowania na naszym serwerze, bez udziału osób trzecich. W przypadku zapisanych wyszukiwań (agent wyszukiwania) przechowujemy Państwa filtry i ustawienia powiadomień; z powiadomień e-mail mogą Państwo zrezygnować w każdej chwili. Jeśli Państwo zgłaszają ogłoszenie, zapisujemy zgłaszającego i powód w celu moderacji. Do podpowiedzi i weryfikacji adresów dane adresowe są przekazywane do Geoapify i Nominatim (zob. sekcja „Dane lokalizacyjne i rynkowe”). Okres przechowywania: do usunięcia przez użytkowników lub do usunięcia konta; odrzucone zapytanie pozostaje jako dowód wraz ze zrzutem profilu (dochód i telefon – tylko jeśli zostały wybrane), dopóki obie strony go nie usuną; zrzut jest usuwany, gdy Państwo usuną zapytanie. Po usunięciu konta usuwane są ogłoszenia, zapytania, profil kandydata, linki udostępniające, ulubione i zapisane wyszukiwania.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa lub działania przedumowne), art. 6 ust. 1 lit. f RODO (zapobieganie nadużyciom, moderacja).

8. Wysyłka listów poleconych (Pingen / Deutsche Post)

Jeśli korzystają Państwo z funkcji „Wyślij list polecony”, dane nadawcy i odbiorcy oraz treść listu są przekazywane do Pingen GmbH (Zurych, Szwajcaria), która zleca druk i wysyłkę, oraz do Deutsche Post AG w celu doręczenia. Przekazanie to jest niezbędne do realizacji umowy. Z Pingen zawarta jest umowa powierzenia przetwarzania danych na podstawie art. 28 RODO; dla Szwajcarii obowiązuje decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

9. Wysyłka e-maili (Resend)

E-maile transakcyjne (potwierdzenia, reset hasła) są wysyłane przez Resend, Inc. (USA). Twój adres e-mail jest przekazywany do Resend. Resend przetwarza dane wyłącznie w celu dostarczenia i nie wykorzystuje ich do własnych celów. Resend jest umownie związany jako podmiot przetwarzający zgodnie z art. 28 RODO. Wiadomości e-mail przychodzące na nasze adresy kontaktowe i wsparcia są przetwarzane przez Google Workspace (Google Ireland Limited).

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Ochrona danych: resend.com/privacy

10. Logowanie Google (OAuth)

Jeśli wybierzesz „Zaloguj się przez Google", zostaniesz przekierowany do Google LLC (USA). Google przekaże nam po Twojej zgodzie adres e-mail, imię i nazwisko oraz ewentualnie zdjęcie profilowe. Skrypt Google Identity Services jest ładowany wyłącznie na stronie logowania/rejestracji, niezależnie od zgody na pliki cookie — jest technicznie niezbędny do udostępnienia żądanej przez Ciebie funkcji logowania.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (realizacja umowy — logowanie, o które poprosiłeś/aś). Ochrona danych: policies.google.com/privacy

11. Logowanie Facebook (OAuth)

Jeśli wybierzesz „Zaloguj się przez Facebook”, zostaniesz przekierowany do Meta Platforms Ireland Ltd. Po Twojej zgodzie Facebook przekaże nam adres e-mail, imię i nazwisko oraz ewentualnie zdjęcie profilowe. Powiązanie można w każdej chwili usunąć w sekcji Profil → Powiązane konta.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda). Ochrona danych: facebook.com/privacy

12. Hosting (ServerDiscounter)

Usługa jest hostowana na serwerach ServerDiscounter (Metaliance ISP Systems e.K., Berlin, Niemcy); według operatora centra danych znajdują się w Stuttgarcie. Baza danych i przesłane pliki znajdują się na tych serwerach. Dodatkowo zaszyfrowane kopie zapasowe (backupy) są przechowywane w Backblaze, Inc. (USA) w centrum danych w UE; dane szyfrujemy sami przed wysłaniem, Backblaze nie ma dostępu do treści. Niektórzy dalsi usługodawcy wymienieni w niniejszej informacji mają siedzibę w USA lub przetwarzają tam dane (zob. sekcja „Przekazywanie danych do państw trzecich”).

Ochrona Twoich danych (środki techniczne i organizacyjne)

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne, aby chronić Twoje dane. Żadna usługa nie może obiecać pełnego bezpieczeństwa; poniżej opisujemy, co obecnie wdrożyliśmy.

• Przesyłanie danych: połączenie między Twoim urządzeniem a naszymi serwerami jest szyfrowane protokołem TLS.
• Baza danych: dostęp do bazy danych jest chroniony danymi uwierzytelniającymi. Baza danych nie jest dostępna bezpośrednio z internetu.
• Szyfrowanie poszczególnych treści: dane osobowe w następujących obszarach są dodatkowo przechowywane w postaci zaszyfrowanej na poziomie pól: listy, kontrole rozliczeń Nebenkosten (opłaty eksploatacyjne), skaner listów, Mietakte (teczka umowy najmu), kontrola Rundfunkbeitrag, protokoły przekazania (dane o stronach, nieruchomości, pomieszczeniach, licznikach i kluczach), profil kandydata na najemcę, CV i aplikacje, kontakty, przegląd kaucji, bloki tekstowe, czaty z asystentem AI, zgłoszenia do pomocy technicznej i raporty o błędach.
• Klucze: klucze są przechowywane osobno dla konta, analizy lub sprawy. Po usunięciu konta powiązane klucze są usuwane; zaszyfrowanych treści nie można wtedy już odczytać.
• Pozostałe obszary nie są jeszcze szyfrowane na poziomie pól, w szczególności dane konta (adres e-mail, imię i nazwisko, telefon, adres), wiadomości między najemcami i wynajmującymi, zamówienia listów papierowych, sprawy i terminy oraz analizy nieruchomości; rozszerzamy ochronę etapami. Znaczniki czasu i statusy pozostają niezaszyfrowane ze względu na działanie usługi. Kopie zapasowe utworzone przed 31.10.2026 zawierają niektóre pola jeszcze w postaci jawnej (same pliki są zaszyfrowane); zostaną zastąpione najpóźniej po 30 dniach.
• Pliki i kopie zapasowe: przesłane dokumenty i zdjęcia oraz wszystkie kopie zapasowe są przechowywane w postaci zaszyfrowanej.

13. Cloudflare Turnstile (CAPTCHA) i Sentry (monitorowanie błędów)

W celu ochrony przed botami używamy Cloudflare Turnstile (Cloudflare, Inc., USA); skrypt jest ładowany przy wywołaniu stron tego serwisu i analizuje sygnały przeglądarki w celu wykrywania botów bez widocznych zagadek obrazkowych. Do monitorowania błędów korzystamy z Sentry (Functional Software, Inc., USA; dane przechowywane w UE). Komunikaty o błędach mogą być wysyłane z naszego serwera, a w przypadku błędów w Państwa przeglądarce – bezpośrednio z przeglądarki; ze względów technicznych do Sentry przekazywany jest przy tym Państwa adres IP. Skonfigurowaliśmy Sentry tak, aby nie przesyłać imion i nazwisk ani treści. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadnione interesy: bezpieczeństwo IT, niezawodność operacyjna).

14. Analiza internetowa (za zgodą)

Za Twoją zgodą korzystamy z Google Analytics 4 (Google Ireland Limited, Irlandia; dane mogą być również przetwarzane przez Google LLC, USA) do pseudonimowej analizy korzystania oraz Google Tag Manager jako kontener dla tego skryptu. Skrypt jest ładowany dopiero po wyrażeniu zgody w banerze cookie (Google Consent Mode v2, ustawienie domyślne: odrzucone) i może zostać odwołany w dowolnym momencie poprzez „Ustawienia plików cookie” w stopce.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda). Ochrona danych: Google

15. Pliki cookie i lokalna pamięć

Do logowania i podstawowych funkcji używamy technicznie niezbędnych plików cookie lub localStorage. Za Twoją zgodą używamy dodatkowo Google Analytics 4 (patrz sekcja 14 powyżej). Szczegóły dotyczące wszystkich technologii: Polityka dotycząca ciasteczek

• renthelfer_token — Token sesji JWT (niezbędny, czas trwania sesji)
• renthelfer_dark_mode — Preferencja schematu kolorów (niezbędna)
• renthelfer_cookie_consent_v2 — Twoja zgoda na ciasteczka + znacznik czasu (12 miesięcy)
• Inne technicznie niezbędne pamięci lokalne: wybrany język, sesja i zgoda czatu wsparcia, dane przekazywane między stronami, identyfikator gościa do korzystania bez logowania, informacja o instalacji aplikacji oraz wersje robocze w sekcji CV; przy logowaniu przez Facebook dodatkowo krótkotrwałe pliki cookie (10 minut) służące do przeprowadzenia logowania.

16. Okres przechowywania

• Konto użytkownika + wszystkie treści: do usunięcia konta przez użytkownika
• Logi serwera (IP): rotacja wolumenowa (bez stałego limitu)
• Dane fakturowe i płatnicze (w tym opłacone przesyłki listowe): 8 lat od końca roku kalendarzowego (§ 147 ust. 3 AO, § 14b UStG). Po usunięciu konta bez imienia i nazwiska, adresu e-mail i treści listu; następnie automatyczne usunięcie
• Usunięte pliki: natychmiastowe oznaczenie, ostateczne usunięcie z kopii zapasowych w ciągu 30 dni
• Tokeny e-mail: weryfikacja 24 h, reset hasła 1 h
• Przesłane zdjęcia i dokumenty (np. rozliczenia kosztów eksploatacyjnych, zdjęcia usterek, zdjęcia protokołu przekazania): podlegają tej samej zasadzie co powyżej — przechowywane do usunięcia przez użytkownika lub usunięcia konta, trwałe usunięcie z kopii zapasowych w ciągu 30 dni.
• Rejestr dostępów administratorów do kont (bez treści; rozliczalność zgodnie z art. 5 ust. 2 RODO): po usunięciu konta pozostaje tylko identyfikator, którego nie można już powiązać z Tobą
• Oświadczenia złożone przyciskiem wypowiedzenia (§ 312k BGB) i funkcją odstąpienia (§ 356a BGB) — imię i nazwisko, e-mail, umowa, czas: 3 lata od końca roku kalendarzowego wpływu (ogólny termin przedawnienia, §§ 195, 199 BGB), także po usunięciu konta, jako dowód, że Państwa oświadczenie wpłynęło i zostało rozpatrzone (art. 17 ust. 3 lit. e RODO); następnie automatyczne usunięcie
• Dane sesji wygasłych sesji: regularne czyszczenie; statystyka użytkowania (zdarzenia): 180 dni; czaty wsparcia bez konta: do usunięcia na Państwa żądanie

17. Twoje prawa (Art. 15–22 RODO)

• Art. 15 — Informacja o przechowywanych danych
• Art. 16 — Sprostowanie nieprawidłowych danych (ustawienia profilu)
• Art. 17 — Usunięcie: konto + wszystkie dane (Profil → „Usuń konto")
• Art. 18 — Ograniczenie przetwarzania, np. w czasie, gdy rozpatrujemy sprostowanie lub sprzeciw (wniosek na adres legal@renthelfer.de)
• Art. 20 — Przenoszenie danych: eksport JSON (Profil → „Eksportuj dane")
• Art. 21 — Sprzeciw wobec przetwarzania na podstawie uzasadnionych interesów
• Art. 7(3) — Cofnięcie zgody (np. cookies analityczne/marketingowe) możliwe w każdej chwili

Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano do momentu jej cofnięcia (art. 7 ust. 3 RODO).

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji, w tym profilowanie w rozumieniu art. 22 RODO, nie ma miejsca. Funkcje AI tworzą projekty tekstów i analizy, o których decydują Państwo sami.

Do utworzenia konta wymagane są adres e-mail i hasło; bez tych danych nie możemy wykonać umowy. Pozostałe dane są dobrowolne; bez nich niektóre funkcje są dostępne tylko w ograniczonym zakresie.

Zapytania na: legal@renthelfer.de

18. Prawo do skargi

Pan/Pani ma prawo złożyć skargę do Krajowego Inspektora Ochrony Danych Osobowych i Wolności Informacji Nadrenii Północnej-Westfalii:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf · ldi.nrw.de

19. Zewnętrzne dane geograficzne i statystyczne

Do analiz lokalizacji i rynku (np. Kontrola Mieszkania i Okolicy, Analiza Rynku i Lokalizacji, Kontrola Lokalizacji Komercyjnej) odpytujemy publiczne usługi geodanych i statystyki: OpenStreetMap (dane mapowe, punkty zainteresowania), BBSR/INKAR (demografia, siła nabywcza) oraz Destatis/Regionalstatistik.de (statystyka zgłoszeń działalności). Zapytania te odbywają się na podstawie kodu pocztowego, współrzędnych lub urzędowego klucza gminy/powiatu; nie przekazujemy imienia i nazwiska ani adresu e-mail (informacje o wyszukiwaniu adresów w sekcji o danych lokalizacyjnych i rynkowych). Przy wyświetlaniu mapy interaktywnej przeglądarka pobiera kafelki mapy bezpośrednio z serwerów OpenStreetMap Foundation; ze względów technicznych przekazywany jest przy tym adres IP (art. 6 ust. 1 lit. f RODO, wyświetlenie żądanej mapy). Pozostałe usługi nie przetwarzają danych osobowych i nie są podmiotami przetwarzającymi w rozumieniu art. 28 RODO; są tu wymienione dla przejrzystości.

20. CV i list motywacyjny

Jeśli korzystają Państwo z sekcji „CV i list motywacyjny", przetwarzamy dodatkowo następujące dane – wyłącznie w celu przygotowania Państwa aplikacji i tylko dla Państwa:

• Dane życiorysu: imię, nazwisko, dane kontaktowe, przebieg kariery, wykształcenie, umiejętności i języki – wprowadzone przez Państwa lub odczytane z przesłanego przez Państwa życiorysu. Data urodzenia nie jest uwzględniana w dokumentach aplikacyjnych.
• Załączniki (np. świadectwa, certyfikaty) i zdjęcie: tylko jeśli sami je Państwo przesyłają. Zdjęcie jest dołączane do aplikacji tylko na Państwa życzenie. Każdy plik można w każdej chwili obejrzeć, pobrać i usunąć.
• Ogłoszenia o pracę, które Państwo dodają, wraz z osobą kontaktową (imię, nazwisko, funkcja, e-mail, telefon), o ile ogłoszenie je zawiera: Przechowujemy tylko to, co jest opublikowane w ogłoszeniu, i używamy tego tylko po to, aby mogli Państwo skontaktować się z właściwą osobą. Dane nie są przekazywane dalej.
• Dziennik aplikacji: status, data i sposób wysyłki, notatki oraz utworzone dokumenty (do 10 wcześniejszych wersji każdego dokumentu).
• Przypomnienie: Około dwóch tygodni po wysyłce pytamy e-mailem, czy są jakieś nowości. Mogą Państwo to wyłączyć w ustawieniach powiadomień lub za pomocą linku do rezygnacji w e-mailu. Kliknięcie w link nigdy samoistnie nie zmienia statusu Państwa aplikacji.
• Ustawienie Jobcenter (dobrowolne): Czy włączyli Państwo przegląd dla Jobcenter oraz liczba z Państwa planu współpracy, którą sami Państwo wpisują, są przechowywane oddzielnie od Państwa życiorysu. Nie są wykorzystywane do analiz i nie są przekazywane dalej.

AI: Do odczytu życiorysu, analizy ogłoszenia o pracę, projektów tekstów i przygotowania rozmowy przekazujemy niezbędne teksty do OpenAI (patrz sekcja 4). Nie ma automatycznego podejmowania decyzji w rozumieniu Art. 22 RODO: AI nie ocenia, nie punktuje ani nie klasyfikuje Państwa. Porównuje tylko wiersze ogłoszenia z Państwa życiorysem i przypisuje każdemu dopasowaniu cytat z niego. Państwo sami sprawdzają i zmieniają wszystkie teksty; nic nie jest wysyłane automatycznie – aplikację wysyłają Państwo sami, np. za pomocą programu e-mail.

Strona internetowa firmy: Tylko na Państwa kliknięcie nasz serwer odczytuje publiczną stronę internetową firmy, o ile jej robots.txt na to pozwala; portale pracy i sieci społecznościowe są wyłączone. Przechowywane jest krótkie podsumowanie, a nie sama strona. Strona widzi przy tym adres naszego serwera, a nie Państwa.

Okres przechowywania, usuwanie i eksport: Wszystkie dane z tej sekcji są przechowywane do momentu ich usunięcia przez Państwa. „Usuń konto" usuwa życiorys, załączniki, zdjęcie, dziennik i ustawienia. Eksport (Profil → „Eksportuj dane") zawiera je; dziennik jest dodatkowo dostępny jako CSV. Dla odblokowania dalszych dokumentów obowiązuje sekcja 5 (Stripe).

Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (funkcja zamówiona przez Państwa), dla osoby kontaktowej z ogłoszenia Art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Jeśli przesłany życiorys zawiera szczególne kategorie danych osobowych (np. niepełnosprawność lub wyznanie), przejmujemy je tylko wtedy, gdy wyrażą Państwo na to wyraźną zgodę na ekranie przeglądu (Art. 9 ust. 2 lit. a RODO); w przeciwnym razie zostaną one odrzucone.

21. Powiadomienia wewnętrzne (Telegram)

Aby szybko zauważać awarie i pilne sprawy, wysyłamy krótkie wewnętrzne powiadomienia na prywatny czat Telegram operatora. Nie zawierają listów, dokumentów ani treści czatów, tylko to, co konieczne: przy eskalacji do wsparcia krótki identyfikator rozmowy, plan, rolę i krótki powód; przy zgłoszeniach błędów wpisany przez Państwa tytuł, rodzaj i adres strony; przy zgłoszonych ogłoszeniach tytuł, miasto i liczbę zgłoszeń; przy zdarzeniach płatniczych (zwrot, spór) kwotę, produkt i numer referencyjny, bez Państwa adresu e-mail. Prosimy nie podawać danych wrażliwych w tytule zgłoszenia błędu. Odbiorca: Telegram Messenger Inc., Road Town, Tortola (Brytyjskie Wyspy Dziewicze), z przedstawicielem w UE w Brukseli; według Telegramu dane użytkowników z EOG są przetwarzane w centrach danych w Holandii, a transfery w ramach grupy Telegram opierają się na standardowych klauzulach umownych UE.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes w bezpieczeństwie działania i sprawnej obsłudze).

22. Przekazywanie danych do państw trzecich

Niektórzy z wymienionych powyżej usługodawców mają siedzibę w USA lub przetwarzają tam dane (w szczególności Stripe, Cloudflare, Sentry, OpenAI, Resend i Backblaze; za Państwa zgodą lub przy korzystaniu z logowania także Google i Meta; do wewnętrznych powiadomień Telegram, Brytyjskie Wyspy Dziewicze). Dla Szwajcarii (Pingen) i Zjednoczonego Królestwa (OpenStreetMap/Nominatim) obowiązują decyzje Komisji Europejskiej stwierdzające odpowiedni stopień ochrony. W przypadku przekazywania danych do USA opieramy się na decyzji o odpowiednim stopniu ochrony dotyczącej EU-US Data Privacy Framework (art. 45 RODO, o ile odbiorca posiada certyfikację) lub na unijnych standardowych klauzulach umownych (art. 46 ust. 2 lit. c RODO), które są częścią umów z usługodawcami. Kopię odpowiednich zabezpieczeń otrzymają Państwo na żądanie pod adresem legal@renthelfer.de.

23. Konta zespołowe (plan Business)

Plan Business nie jest obecnie dostępny do zawarcia. Jeśli w przyszłości założą Państwo konto zespołowe w planie Business lub zostaną do niego Państwo zaproszeni, przetwarzamy adres e-mail i imię oraz nazwisko członków zespołu, a także dziennik zespołu: z datą i godziną zapisuje on, kto wysłał, przyjął lub wycofał zaproszenie, kto zatwierdził listy lub zmienił je po zatwierdzeniu oraz kto utworzył, zmienił lub usunął wspólnie używane dane (np. wpisy konserwacji, kaucje, bloki tekstu, nieruchomości, nazwę firmy i logo), a także uruchomione wysyłki masowe. Dziennik zespołu jest widoczny wyłącznie dla właściciela konta zespołowego. W odniesieniu do treści, które właściciel i jego zespół przetwarzają w Renthelfer (np. dane najemców, listy, kaucje), administratorem jest właściciel; przetwarzamy je w jego imieniu na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych (AVV). Przy wysyłce masowej do najemców adres odbiorcy, imię i nazwisko oraz treść wiadomości są przekazywane naszemu dostawcy poczty e-mail (Resend) lub usług pocztowych (Pingen).

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes właściciela w możliwości prześledzenia pracy na koncie zespołowym). Dziennik zespołu jest usuwany wraz z kontem zespołowym.

24. Protokół przekazania: dane współpodpisującego (druga strona umowy)

Za pomocą protokołu przekazania najemca i wynajmujący dokumentują przekazanie mieszkania. Druga strona umowy nie musi mieć u nas konta: może przejrzeć i podpisać protokół przez osobisty link. W tym celu przetwarzamy:

• Dane współpodpisującego (druga strona umowy): imię i nazwisko, adres e-mail, obraz podpisu, czas podpisania oraz treść protokołu w postaci, w jakiej została Państwu wyświetlona (zob. niżej). Imię i nazwisko oraz adres e-mail otrzymujemy od strony umowy, która zaprasza Państwa do podpisania (art. 14 RODO).
• Treść przekazania: zdjęcia, notatki, stany liczników i dane o kluczach w protokole. Zdjęcia i notatki mogą przedstawiać osoby trzecie lub ich dotyczyć; strona przesyłająca odpowiada za to, że ma prawo je przesłać.
• Cel i odbiorca: udokumentowanie przekazania między dwiema stronami umowy. Odbiorcą jest druga strona umowy. Wysyłkę e-maili z zaproszeniem i kopią realizuje nasz podmiot przetwarzający (Auftragsverarbeiter) Resend (zob. sekcja o odbiorcach i państwach trzecich). Same dane protokołu są przechowywane na naszych serwerach w UE.
• Kopia e-mailem: osoba podpisująca przez link otrzymuje jednorazowo kopię PDF podpisanego protokołu na podany adres e-mail.
• Okres przechowywania: do usunięcia konta właściciela protokołu. Podpisane protokoły nie są usuwane, lecz archiwizowane i do tego czasu pozostają dostępne. Usunięcie na żądanie, o ile nie stoją temu na przeszkodzie obowiązki przechowywania lub interesy dowodowe.
• Państwa prawa: dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie przetwarzania, przenoszenie danych i sprzeciw (art. 15–21 RODO). Prosimy o kontakt: legal@renthelfer.de.

Podstawa prawna: dla współpodpisującego (druga strona umowy) art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Nasz prawnie uzasadniony interes oraz interes obu stron umowy polega na udokumentowaniu w sposób zabezpieczony przed manipulacją przekazania mieszkania i przypisaniu podpisu konkretnej osobie (dowód czasu oraz kryptograficzny odcisk podpisanej treści). Między nami a współpodpisującym nie istnieje umowa; korzystanie z linku jest dobrowolne. Dla właściciela konta, który tworzy protokół, podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa o korzystanie z usługi). Mogą Państwo w każdej chwili wnieść sprzeciw wobec przetwarzania na podstawie art. 21 RODO z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją. Podanie Państwa danych nie jest wymagane ani ustawowo, ani umownie; bez Państwa podpisu protokół nie może jednak zostać potwierdzony z Państwa strony.