Declarație de confidențialitate

1. Operator responsabil

Oleksandr Makovetskyi, handelnd unter der Bezeichnung „Renthelfer"
Kleeblatt 64
42119 Wuppertal, Deutschland
E-Mail: legal@renthelfer.de
Telefon: +49 170 9054363

Conform § 38 BDSG, în prezent nu a fost numit un responsabil cu protecția datelor, deoarece la Renthelfer, de regulă, nu sunt implicate permanent 20 sau mai multe persoane în prelucrarea automatizată a datelor cu caracter personal. Pentru întrebări privind protecția datelor, vă rugăm să contactați adresa de e-mail de mai sus.

2. Date procesate

• Date de contact: adresă de e-mail, nume, număr de telefon (opțional)
• Date de adresă: stradă, număr, cod poștal, oraș, stat, țară
• Date de acces: parolă (stocată ca hash), marcaj temporal de conectare
• Date contractuale: statut abonament, ID client Stripe, perioadă de plată
• Conținut de utilizare: scrisori de închiriere create, documente încărcate, analize AI, istoricul chat-urilor
• Date tehnice: adresă IP (în jurnalele serverului, rotație bazată pe volum — fără limită fixă), tip browser
• Date OAuth: ID utilizator extern Google/Facebook, URL imagine de profil
• Locuri în compararea locuințelor: nume, adrese și mijloace de transport ale locurilor salvate de dumneavoastră (de ex. serviciu, școală, grădiniță) Dacă partajați o comparație printr-un link, locurile dumneavoastră sunt vizibile doar dacă activați explicit această opțiune; linkul este valabil 14 zile și poate fi revocat oricând.
• Date de sesiune: la fiecare autentificare, adresa IP, dispozitivul, browserul, sistemul de operare și locația aproximativă, pentru ca dumneavoastră să vă puteți vedea și încheia sesiunile active.
• Statistici de utilizare fără cookie-uri: evenimente individuale (de ex. înregistrare, achiziție, funcție utilizată) cu identificatorul contului dumneavoastră, înregistrate pe server pentru a îmbunătăți serviciul și a găsi erori.
• Date de securitate: valori hash formate din adrese IP pentru limitarea numărului de solicitări și pentru blocări temporare ale autentificării (de scurtă durată, nu în clar).
• Chat de asistență fără cont: mesaje și un identificator de sesiune, eventual adresa de e-mail indicată de dumneavoastră; acestea rămân stocate până când solicitați ștergerea (legal@renthelfer.de).

3. Temeiuri legale

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Îndeplinirea contractului: furnizarea serviciilor, crearea contului (inclusiv prin autentificare Google), gestionarea abonamentului, trimiterea recomandatelor
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Consimțământ: cookie-uri de analiză (Google Analytics 4, Google Tag Manager), precum și autentificarea cu Facebook, revocabil oricând (setările cookie-urilor, respectiv Profil → Conturi asociate)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — Interese legitime: securitate IT, protecție împotriva fraudei, jurnale server, gestionarea sesiunilor, limitarea numărului de solicitări, statistici de utilizare fără cookie-uri
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — Obligație legală: păstrarea datelor de facturare (§ 147 AO, 8 ani)

4. Procesare AI prin OpenAI

Pentru generarea de scrisori AI, analiza documentelor, Asistentul AI și chat-ul de asistență folosim OpenAI Ireland Ltd. (Irlanda; prelucrarea poate fi efectuată și de societatea-mamă OpenAI, LLC, SUA). Conținutul scrisorilor dvs., documentele încărcate (imagini/PDF-uri) și cererile de chat sunt transmise către OpenAI. Documentele încărcate (de ex. scrisori, fotografii ale procesului-verbal de predare) pot conține și date cu caracter personal ale unor terți, precum numele și adresa unui proprietar sau colocatar — bazăm această prelucrare pe interesul nostru legitim (art. 6 alin. 1 lit. f GDPR) de a soluționa propria dvs. solicitare. Cererile API nu sunt utilizate pentru antrenarea modelelor OpenAI (conform termenilor de utilizare OpenAI API); OpenAI păstrează în plus cererile timp de până la 30 de zile pentru detectarea abuzurilor. Deoarece OpenAI Ireland Ltd. este obligată contractual și stabilită în UE, un transfer separat către o țară terță nu este de regulă necesar pentru această parte a prelucrării; orice subprelucrare de către OpenAI, LLC (SUA) are loc în baza clauzelor contractuale standard UE (art. 46 GDPR). OpenAI este obligat contractual ca persoană împuternicită conform art. 28 GDPR. Aceasta se aplică și mesajelor vocale din chatul de asistență: sunetul este transmis către OpenAI (Whisper) pentru a fi convertit în text.

Fotografii ale viciilor (reducerea chiriei): dacă încărcați o fotografie în calculatorul de reducere a chiriei, imaginea este transmisă către OpenAI pentru recunoașterea automată a tipului de viciu (scop: propunerea categoriei de viciu potrivite; temei juridic: art. 6 alin. (1) lit. (b) GDPR); OpenAI păstrează cererile conform informațiilor din această secțiune. În plus, salvăm fotografia împreună cu calculul dumneavoastră ca mijloc de probă și de documentare (scop: dovedirea viciului în raportul PDF și în dosar; temei juridic: art. 6 alin. (1) lit. (b) GDPR), criptată pe serverele noastre și fără date de localizare (EXIF). Fotografia rămâne salvată până când o ștergeți sau până când contul dumneavoastră este șters; către OpenAI este transmisă doar pentru analiză. Vă rugăm să nu fotografiați persoane sau documente cu date personale. Pentru fiecare fotografie puteți introduce opțional o descriere proprie cu cuvintele dvs. (maximum 300 de caractere); aceasta se salvează împreună cu fotografia și calculul și apare în raportul PDF. Salvăm la fotografie și răspunsul analizei IA (descrierea conținutului imaginii, sugestii) și decizia dvs. cu privire la acesta (acceptat, respins sau adăugat fără analiză). Pentru a îmbunătăți recunoașterea defectelor înregistrăm suplimentar sugestiile și decizia dvs. — fără imagine și fără textele dvs.

Temei legal: Art. 6 alin. 1 lit. b și f GDPR. Protecția datelor: openai.com/privacy

5. Procesarea plăților (Stripe)

Plățile pentru abonamente și achizițiile unice sunt procesate prin Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Irlanda, eventual cu implicarea Stripe, Inc., SUA); pentru procesarea plății transmitem adresa dumneavoastră de e-mail către Stripe. Datele complete ale instrumentului de plată (de ex. card de credit, debit direct SEPA, Apple Pay, Google Pay) sunt prelucrate direct de Stripe și nu ne sunt transmise nouă. Stripe prelucrează datele de plată în parte în numele nostru, în parte în calitate de operator propriu (de ex. pentru prevenirea fraudei și pentru obligații legale); în acest sens se aplică politica de confidențialitate a Stripe. Stocăm ID-ul de client Stripe, perioada abonamentului, precum și suma, produsul și starea plăților dumneavoastră; păstrăm aceste date contabile din cauza obligațiilor de păstrare prevăzute de legislația fiscală și comercială (art. 6 alin. (1) lit. (c) GDPR).

Temei legal: Art. 6 alin. 1 lit. b și c. Protecția datelor: stripe.com/privacy

6. Date de localizare și de piață (Geoapify, Nominatim/OpenStreetMap, GeoMap)

Pentru sugestii de adrese, hărți și timpi de deplasare (de ex. Verificarea Locației Locuinței, compararea locuințelor cu „Locurile mele”) folosim serviciul Geoapify al KEPTAGO LTD (Pafos, Cipru) și serviciul de geocodare Nominatim al OpenStreetMap Foundation (Regatul Unit). Le transmitem adresa introdusă de dumneavoastră sau coordonatele rezultate din ea, textele de căutare și, la „Locurile mele”, și adresele și coordonatele locurilor salvate de dumneavoastră (de ex. serviciu, școală, grădiniță) și ale locuințelor comparate, dar nu numele sau adresa de e-mail. Cererile trec prin serverul nostru, adresa dumneavoastră IP nu este transmisă. Pentru datele de piață (de ex. chiriile medii solicitate) interogăm Real Estate Pilot AG (Leipzig, „GeoMap”); se trimite doar codul poștal sau regiunea, fără date personale.

Temei legal: Art. 6 alin. 1 lit. b GDPR (funcție solicitată de dvs.).

7. Piața locuințelor (anunțuri, solicitări, profil de candidat, căutări salvate)

Anunțurile sunt vizibile public: titlu, descriere, fotografii, strada fără număr, Stadtteil și un punct aproximativ pe hartă. Datele de contact și adresa exactă sunt vizibile pentru persoanele interesate abia după ce proprietarul a răspuns. La furnizorii comerciali, denumirea firmei și datele din Impressum sunt vizibile public. Cine trimite o solicitare transmite proprietarului respectiv numele, mesajul și – doar la alegerea proprie – o copie instantanee a profilului de candidat (venit, documente, telefon, fotografie); proprietarul este operator independent pentru prelucrarea ulterioară. Solicitările, răspunsurile și refuzurile (Absage) sunt salvate în conversația ambelor părți. Linkurile de partajare a profilului de candidat sunt limitate în timp (maximum 90 de zile) și pot fi revocate oricând; accesările sunt înregistrate, iar linkurile de partajare noi nu partajează implicit nimic; la trimiterea unei solicitări alegeți dumneavoastră ce conține copia instantanee a profilului; linkurile create înainte de 20.10.2026 rămân așa cum au fost setate. Fotografiile sunt salvate fără metadate (EXIF/GPS) și verificate împotriva programelor malware pe serverul nostru, fără implicarea unor terți. Pentru căutările salvate (agent de căutare) stocăm filtrele și setările de notificare; vă puteți dezabona oricând de la notificările prin e-mail. Dacă raportați un anunț, stocăm persoana care raportează și motivul pentru moderare. Pentru sugestii și verificarea adreselor, datele de adresă sunt transmise către Geoapify și Nominatim (vezi secțiunea „Date de localizare și de piață”). Durata de stocare: până la ștergerea de către utilizatori sau până la ștergerea contului; o solicitare refuzată rămâne ca dovadă, împreună cu copia instantanee a profilului (venit și telefon doar dacă au fost selectate), până când ambele părți au șters-o; copia instantanee este eliminată de îndată ce ștergeți solicitarea. La ștergerea contului sunt șterse anunțurile, solicitările, profilul de candidat, linkurile de partajare, favoritele și căutările salvate.

Temei legal: Art. 6 alin. 1 lit. b GDPR (contract sau măsuri precontractuale), Art. 6 alin. 1 lit. f GDPR (prevenirea fraudei, moderare).

8. Trimiterea recomandatelor (Pingen / Deutsche Post)

Dacă utilizați funcția „Trimite recomandat", datele expeditorului și destinatarului, precum și conținutul scrisorii sunt transmise către Pingen GmbH (Zürich, Elveția), care dispune tipărirea și expedierea, iar pentru livrare către Deutsche Post AG. Această transmitere este esențială pentru îndeplinirea contractului. Cu Pingen există un contract de prelucrare a datelor conform art. 28 GDPR; pentru Elveția se aplică o decizie de adecvare a Comisiei Europene.

Temei legal: Art. 6 alin. 1 lit. b GDPR.

9. Trimiterea e-mailurilor (Resend)

E-mailurile tranzacționale (confirmare, resetare parolă) sunt trimise prin Resend, Inc. (SUA). Adresa dvs. de e-mail este transmisă către Resend. Resend procesează datele exclusiv pentru livrare și nu pentru scopuri proprii. Resend este obligat contractual ca persoană împuternicită conform art. 28 GDPR. E-mailurile primite la adresele noastre de contact și de asistență sunt procesate prin Google Workspace (Google Ireland Limited).

Temei legal: Art. 6 alin. 1 lit. b GDPR. Protecția datelor: resend.com/privacy

10. Autentificare Google (OAuth)

Dacă alegeți „Autentificare cu Google", veți fi redirecționat către Google LLC (SUA). Google ne transmite, după acordul dvs., adresa de e-mail, numele și, eventual, imaginea de profil. Scriptul Google Identity Services este încărcat doar pe pagina de autentificare/înregistrare, indiferent de consimțământul pentru cookie-uri — este necesar din punct de vedere tehnic pentru a furniza funcția de autentificare solicitată de dvs.

Temei legal: Art. 6 alin. 1 lit. b GDPR (executarea contractului — autentificare solicitată de dvs.). Protecția datelor: policies.google.com/privacy

11. Autentificare Facebook (OAuth)

Dacă alegeți „Autentificare cu Facebook", veți fi redirecționat către Meta Platforms Ireland Ltd. După acordul dvs., Facebook ne transmite adresa de e-mail, numele și, eventual, imaginea de profil. Puteți deconecta legătura oricând la Profil → Conturi asociate.

Temei legal: Art. 6 alin. 1 lit. a GDPR (consimțământ). Protecția datelor: facebook.com/privacy

12. Găzduire (ServerDiscounter)

Serviciul este operat pe serverele ServerDiscounter (Metaliance ISP Systems e.K., Berlin, Germania); centrele de date se află, potrivit operatorului, la Stuttgart. Baza de date și fișierele încărcate se află pe aceste servere. În plus, copiile de siguranță criptate (backup-uri) sunt stocate la Backblaze, Inc. (SUA) într-un centru de date din UE; criptăm noi înșine datele înainte de încărcare, Backblaze nu are acces la conținut. Unii dintre ceilalți furnizori de servicii menționați în această politică au sediul în SUA sau prelucrează date acolo (vezi secțiunea „Transferul de date către țări terțe").

Protecția datelor dumneavoastră (măsuri tehnice și organizatorice)

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice pentru a vă proteja datele. Niciun serviciu nu poate promite securitate completă; prezentarea de mai jos descrie ce aplicăm în prezent.

• Transmiterea: conexiunea dintre dispozitivul dumneavoastră și serverele noastre este criptată prin TLS.
• Baza de date: accesul la baza de date este protejat prin date de autentificare. Baza de date nu poate fi accesată direct din internet.
• Criptarea unor conținuturi: conținutul cu date personale din următoarele zone este stocat suplimentar criptat la nivel de câmp: scrisori, verificări Nebenkosten (cheltuieli de întreținere), scanner de scrisori, Mietakte (dosarul contractului de închiriere), verificarea Rundfunkbeitrag, procese-verbale de predare-primire (date despre părți, imobil, camere, contoare și chei), profil de candidat pentru locuință, CV și candidaturi, contacte, evidența garanțiilor, blocuri de text, conversații cu asistentul AI, solicitări către suport și rapoarte de eroare.
• Chei: cheile sunt păstrate separat pentru fiecare cont, analiză sau caz. La ștergerea contului, cheile aferente sunt șterse; conținutul criptat nu mai poate fi citit după aceea.
• Alte zone nu sunt încă criptate la nivel de câmp, în special datele contului (adresă de e-mail, nume, telefon, adresă), mesajele dintre chiriași și proprietari, comenzile de scrisori pe hârtie, dosarele și termenele, precum și analizele imobilelor; extindem protecția treptat. Marcajele de timp și stările rămân necriptate pentru funcționarea serviciului. Copiile de siguranță create înainte de 31.10.2026 conțin încă unele câmpuri în clar (fișierele în sine sunt criptate); acestea sunt înlocuite în cel mult 30 de zile.
• Fișiere și copii de rezervă: documentele și fotografiile încărcate, precum și toate copiile de rezervă, sunt stocate criptat.

13. Cloudflare Turnstile (CAPTCHA) și Sentry (monitorizarea erorilor)

Pentru protecția împotriva bot-urilor, folosim Cloudflare Turnstile (Cloudflare, Inc., SUA); scriptul este încărcat la accesarea paginilor acestui site web și analizează semnalele browserului pentru detectarea bot-urilor fără puzzle-uri vizibile. Pentru monitorizarea erorilor folosim Sentry (Functional Software, Inc., SUA; datele sunt stocate în UE). Mesajele de eroare pot fi trimise de serverul nostru și, în cazul erorilor din browserul dumneavoastră, direct din browser; din motive tehnice, adresa dumneavoastră IP este transmisă către Sentry. Am configurat Sentry astfel încât să nu fie trimise nume și conținuturi. Temei legal: Art. 6 alin. 1 lit. f GDPR (interese legitime: securitate IT, siguranță operațională).

14. Analiză web (cu consimțământ)

Cu consimțământul dumneavoastră, folosim Google Analytics 4 (Google Ireland Limited, Irlanda; datele pot fi prelucrate și de Google LLC, SUA) pentru analiza pseudonimă a utilizării și Google Tag Manager ca container pentru acest script. Scriptul este încărcat numai după consimțământul dumneavoastră în bannerul de cookie-uri (Google Consent Mode v2, implicit: refuzat) și poate fi revocat oricând prin „Setări cookie-uri” din subsol.

Temei juridic: art. 6 alin. 1 lit. a) RGPD (consimțământ). Protecția datelor: Google

15. Cookie-uri și stocare locală

Pentru autentificare și funcțiile de bază folosim cookie-uri strict necesare sau localStorage. Cu consimțământul dumneavoastră, folosim suplimentar Google Analytics 4 (a se vedea secțiunea 14 de mai sus). Detalii despre toate tehnologiile: Politica privind cookie-urile

• renthelfer_token — Token de sesiune JWT (necesar, durata sesiunii)
• renthelfer_dark_mode — Preferința pentru schema de culori (necesar)
• renthelfer_cookie_consent_v2 — Consimțământul dumneavoastră pentru cookie-uri + marcaj temporal (12 luni)
• Alte stocări locale necesare din punct de vedere tehnic: limba aleasă, sesiunea și consimțământul chatului de asistență, date transmise între pagini, identificatorul de vizitator pentru utilizarea fără autentificare, mesajul privind instalarea aplicației, precum și proiecte în zona CV; la autentificarea cu Facebook, suplimentar cookie-uri de scurtă durată (10 minute) pentru procesul de autentificare.

16. Durata stocării

• Contul de utilizator + toate conținuturile: până la ștergerea contului de către utilizator
• Jurnalele serverului (IP): rotație bazată pe volum (fără limită fixă)
• Datele de facturare și de plată (inclusiv trimiterile poștale plătite): 8 ani de la sfârșitul anului calendaristic (§ 147 alin. 3 AO, § 14b UStG). După ștergerea contului, fără nume, e-mail și conținutul scrisorii; apoi ștergere automată
• Fișiere șterse: marcaj imediat, ștergere definitivă din backup-uri în termen de 30 de zile
• Token-uri de e-mail: verificare 24 h, resetare parolă 1 h
• Fotografiile și documentele încărcate (de ex. decontări de costuri auxiliare, fotografii ale defectelor, fotografii ale procesului-verbal de predare): supuse aceleiași reguli de mai sus — păstrate până la ștergerea de către utilizator sau ștergerea contului, eliminare definitivă din copiile de rezervă în termen de 30 de zile.
• Jurnalul accesărilor administratorilor la conturi (fără conținut; responsabilitate conform art. 5 alin. 2 GDPR): după ștergerea contului rămâne doar un identificator care nu mai poate fi asociat cu dumneavoastră
• Declarațiile făcute prin butonul de reziliere (§ 312k BGB) și funcția de retragere (§ 356a BGB) — nume, e-mail, contract, moment: 3 ani de la sfârșitul anului calendaristic al primirii (termenul general de prescripție, §§ 195, 199 BGB), inclusiv după ștergerea contului, ca dovadă că declarația dumneavoastră a fost primită și procesată (art. 17 alin. 3 lit. e GDPR); apoi ștergere automată
• Date de sesiune ale sesiunilor expirate: curățare periodică; statistici de utilizare (evenimente): 180 de zile; chaturi de asistență fără cont: până la ștergere la cererea dumneavoastră

17. Drepturile dumneavoastră (Art. 15–22 GDPR)

• Art. 15 — Informații despre datele stocate
• Art. 16 — Corectarea datelor incorecte (setările profilului)
• Art. 17 — Ștergere: cont + toate datele (Profil → „Șterge contul")
• Art. 18 — Restricționarea prelucrării, de ex. în timp ce examinăm o rectificare sau o opoziție (solicitare la legal@renthelfer.de)
• Art. 20 — Portabilitatea datelor: export JSON (Profil → „Exportă datele")
• Art. 21 — Opoziție față de prelucrarea pe baza intereselor legitime
• Art. 7(3) — Revocarea unui consimțământ (de ex. cookie-uri de analiză/marketing) este posibilă în orice moment

Revocarea unui consimțământ nu afectează legalitatea prelucrării efectuate până atunci (art. 7 alin. 3 GDPR).

Nu au loc decizii automatizate, inclusiv profilare, în sensul art. 22 GDPR. Funcțiile de IA creează proiecte de texte și analize, cu privire la care decideți dumneavoastră.

Pentru crearea contului sunt necesare adresa de e-mail și parola; fără aceste date nu putem îndeplini contractul. Celelalte date sunt facultative; fără ele, anumite funcții sunt disponibile doar limitat.

Solicitări la: legal@renthelfer.de

18. Dreptul de a depune o plângere

Aveți dreptul să depuneți o plângere la Comisarul de Stat pentru Protecția Datelor și Libertatea Informației din Renania de Nord-Westfalia:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf · ldi.nrw.de

19. Date geografice și statistice externe

Pentru analizele de localizare și de piață (de ex. Verificarea Locuinței și a Zonei, Analiza Pieței și Localizării, Verificarea Localizării Comerciale) interogăm servicii publice de geodate și statistică: OpenStreetMap (date cartografice, puncte de interes), BBSR/INKAR (demografie, putere de cumpărare) și Destatis/Regionalstatistik.de (statistica înregistrărilor de activități). Aceste interogări se fac pe baza codului poștal, a coordonatelor sau a cheii oficiale de comună/district; nu transmitem numele sau adresa de e-mail (pentru căutarea de adrese vezi secțiunea despre datele de localizare și de piață). La afișarea unei hărți interactive, browserul dumneavoastră încarcă plăcile hărții direct de pe serverele OpenStreetMap Foundation; din motive tehnice, adresa dumneavoastră IP este transmisă astfel (art. 6 alin. 1 lit. f GDPR, afișarea hărții solicitate). Celelalte servicii nu prelucrează date personale și nu sunt persoane împuternicite conform art. 28 GDPR; sunt enumerate aici din motive de transparență.

20. Curriculum Vitae & Scrisoare de Intenție

Dacă utilizați secțiunea „Curriculum Vitae & Scrisoare de Intenție", procesăm suplimentar următoarele – exclusiv pentru a pregăti aplicațiile dumneavoastră și numai pentru dumneavoastră:

• Informații din CV: Nume, date de contact, parcurs profesional, educație, competențe și limbi – introduse de dumneavoastră sau extrase dintr-un CV încărcat de dumneavoastră. O dată de naștere nu va fi inclusă în documentele dumneavoastră de aplicare.
• Anexe (de exemplu, diplome, certificate) și o fotografie: doar dacă le încărcați dumneavoastră. Fotografia este inclusă într-o aplicație doar la cererea dumneavoastră. Fiecare fișier poate fi vizualizat, descărcat și șters în orice moment.
• Anunțuri de locuri de muncă pe care le adăugați, inclusiv persoana de contact (nume, funcție, e-mail, telefon), în măsura în care anunțul de loc de muncă le menționează: Stocăm doar ceea ce publică anunțul și îl folosim doar pentru a vă ajuta să contactați persoana potrivită. Informațiile nu sunt transmise mai departe.
• Jurnal de aplicații: Stare, data și modalitatea de trimitere, notițe și documentele create (până la 10 versiuni anterioare pentru fiecare document).
• Memento: Aproximativ două săptămâni după trimitere, vă întrebăm prin e-mail dacă există noutăți. Puteți dezactiva aceasta în setările de notificare sau prin linkul de dezabonare din e-mail. Un clic pe link nu va schimba niciodată automat starea aplicației dumneavoastră.
• Setare pentru centrul de ocupare a forței de muncă (opțional): Dacă ați activat vizualizarea pentru centrul de ocupare a forței de muncă și numărul din planul dumneavoastră de cooperare, pe care îl introduceți dumneavoastră, îl stocăm separat de CV-ul dumneavoastră. Acestea nu sunt utilizate pentru analize și nu sunt transmise mai departe.

AI: Pentru extragerea unui CV, analiza unui anunț de loc de muncă, schițe de text și pregătirea interviului, transmitem textele necesare către OpenAI (vezi secțiunea 4). Nu are loc nicio decizie automatizată în sensul Art. 22 GDPR: AI nu vă evaluează, punctează sau clasifică. Compară doar rândurile anunțului cu CV-ul dumneavoastră și marchează fiecare corespondență cu un citat din acesta. Dumneavoastră verificați și modificați toate textele; nimic nu este trimis automat – aplicația o trimiteți dumneavoastră, de exemplu, prin programul dumneavoastră de e-mail.

Site-ul companiei: Doar la clicul dumneavoastră, serverul nostru citește site-ul public al companiei, dacă robots.txt al acestuia permite; portalurile de locuri de muncă și rețelele sociale sunt excluse. Se stochează un scurt rezumat, nu pagina în sine. Site-ul vede adresa serverului nostru, nu pe a dumneavoastră.

Durata de stocare, ștergerea și exportul: Toate informațiile din această secțiune rămân stocate până la ștergerea de către dumneavoastră. „Șterge contul" elimină CV-ul, anexele, fotografia, jurnalul și setările. Exportul (Profil → „Exportă date") le include; jurnalul este disponibil suplimentar ca CSV. Pentru deblocarea altor documente, se aplică secțiunea 5 (Stripe).

Temei legal: Art. 6 alin. 1 lit. b GDPR (funcție solicitată de dumneavoastră), pentru persoana de contact din anunț Art. 6 alin. 1 lit. f GDPR. Dacă un CV încărcat conține categorii speciale de date personale (de exemplu, dizabilitate severă sau confesiune), le preluăm doar dacă dumneavoastră consimțiți în mod expres pe ecranul de verificare (Art. 9 alin. 2 lit. a GDPR); în caz contrar, acestea sunt eliminate.

21. Notificări interne (Telegram)

Pentru a observa rapid defecțiunile și problemele urgente, trimitem notificări interne scurte către un chat Telegram privat al operatorului. Ele nu conțin scrisori, documente sau conținutul conversațiilor, ci doar strictul necesar: la escaladările către suport un ID scurt al conversației, planul, rolul și un motiv scurt; la raportările de erori titlul introdus de dumneavoastră, tipul și adresa paginii; la anunțurile raportate titlul, orașul și numărul de raportări; la evenimente de plată (rambursare, dispută) suma, produsul și un număr de referință, fără adresa dumneavoastră de e-mail. Vă rugăm să nu introduceți date sensibile în titlul unei raportări de eroare. Destinatar: Telegram Messenger Inc., Road Town, Tortola (Insulele Virgine Britanice), cu reprezentant în UE la Bruxelles; potrivit Telegram, datele utilizatorilor din SEE sunt prelucrate în centre de date din Țările de Jos, iar transferurile în cadrul grupului Telegram se bazează pe clauzele contractuale standard ale UE.

Temei legal: Art. 6 alin. 1 lit. f GDPR (interes legitim pentru siguranța funcționării și tratarea promptă).

22. Transferul de date către țări terțe

Unii dintre furnizorii de servicii menționați mai sus au sediul în SUA sau prelucrează date acolo (în special Stripe, Cloudflare, Sentry, OpenAI, Resend și Backblaze; cu consimțământul dumneavoastră, respectiv la utilizarea autentificării, și Google și Meta; pentru notificări interne Telegram, Insulele Virgine Britanice). Pentru Elveția (Pingen) și Regatul Unit (OpenStreetMap/Nominatim) există decizii de adecvare ale Comisiei Europene. Pentru transferurile către SUA ne bazăm pe decizia de adecvare privind EU-US Data Privacy Framework (art. 45 GDPR, în măsura în care destinatarul este certificat) sau pe clauzele contractuale standard ale UE (art. 46 alin. (2) lit. (c) GDPR), care fac parte din contractele cu furnizorii de servicii. Puteți obține o copie a garanțiilor respective la cerere, la adresa legal@renthelfer.de.

23. Conturi de echipă (planul Business)

Planul Business nu poate fi contractat în prezent. Dacă în viitor creați un cont de echipă în planul Business sau sunteți invitat într-unul, prelucrăm adresa de e-mail și numele membrilor echipei, precum și un jurnal al echipei: cu data și ora, înregistrează cine a trimis, acceptat sau retras o invitație, cine a aprobat scrisori sau le-a modificat după aprobare și cine a creat, modificat sau șters date folosite în comun (de ex. înregistrări de mentenanță, garanții, blocuri de text, imobile, numele firmei și sigla), precum și trimiterile în masă inițiate. Jurnalul echipei este vizibil doar pentru titularul contului de echipă. Pentru conținutul pe care titularul și echipa sa îl prelucrează în Renthelfer (de ex. datele chiriașilor, scrisori, garanții), titularul este operatorul; îl prelucrăm în numele său pe baza contractului de prelucrare a datelor (AVV). La o trimitere în masă către chiriași, adresa destinatarului, numele și conținutul mesajului sunt transmise furnizorului nostru de e-mail (Resend) sau furnizorului nostru poștal (Pingen).

Temei juridic: art. 6 alin. (1) lit. b GDPR (executarea contractului) și art. 6 alin. (1) lit. f GDPR (interesul legitim al titularului de a putea urmări activitatea din contul de echipă). Jurnalul echipei se șterge odată cu contul de echipă.

24. Proces-verbal de predare: datele cosemnatarului (a doua parte contractantă)

Prin procesul-verbal de predare, chiriașul și proprietarul documentează predarea locuinței. Cealaltă parte contractantă nu are nevoie de cont la noi: poate vedea și semna procesul-verbal printr-un link personal. În acest scop prelucrăm:

• Datele cosemnatarului (a doua parte contractantă): nume, adresă de e-mail, imaginea semnăturii, momentul semnării, precum și conținutul procesului-verbal așa cum vă este afișat (a se vedea mai jos). Numele și adresa de e-mail le primim de la partea contractantă care vă invită să semnați (art. 14 GDPR).
• Conținutul predării: fotografii, note, citiri de contoare și informații despre chei din procesul-verbal. Fotografiile și notele pot arăta sau privi terți; partea care le încarcă răspunde de faptul că are dreptul să le încarce.
• Scop și destinatar: documentarea predării între cele două părți contractante. Destinatarul este cealaltă parte contractantă. Trimiterea e-mailurilor de invitație și de copie este realizată de persoana noastră împuternicită (Auftragsverarbeiter) Resend (vezi secțiunea despre destinatari și țări terțe). Datele procesului-verbal în sine sunt stocate pe serverele noastre din UE.
• Copie prin e-mail: cine semnează prin link primește o singură dată o copie PDF a procesului-verbal semnat, la adresa de e-mail indicată.
• Perioada de stocare: până la ștergerea contului titularului procesului-verbal. Procesele-verbale semnate nu se șterg, ci se arhivează și rămân accesibile până atunci. Ștergere la cerere, dacă nu se opun interese de păstrare sau probatorii.
• Drepturile dvs.: acces, rectificare, ștergere, restricționare, portabilitate și opoziție (art. 15–21 GDPR). Scrieți la legal@renthelfer.de.

Temei juridic: pentru cosemnatar (a doua parte contractantă), art. 6 alin. (1) lit. (f) GDPR. Interesul nostru legitim și cel al celor două părți contractante constă în documentarea la adăpost de manipulări a predării locuinței și în atribuirea semnăturii unei persoane (dovada momentului și o amprentă criptografică a conținutului semnat). Între noi și cosemnatar nu există niciun contract; utilizarea linkului este voluntară. Pentru titularul contului care creează procesul-verbal, temeiul juridic este art. 6 alin. (1) lit. (b) GDPR (contract de utilizare). Vă puteți opune oricând prelucrării, în temeiul art. 21 GDPR, din motive legate de situația dvs. particulară. Furnizarea datelor dvs. nu este impusă nici legal, nici contractual; fără semnătura dvs., procesul-verbal nu poate fi însă confirmat din partea dvs.