Nebenkostenabrechnung Frist: 12 Monate, dann?

Der Vermieter muss die Nebenkostenabrechnung spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitteilen (§ 556 Abs. 3 BGB). Kommt sie später, kann er eine Nachzahlung in der Regel nicht mehr verlangen. Ein Guthaben zu Ihren Gunsten bleibt davon unberührt. Stand: Oktober 2026.

Wie lange hat der Vermieter Zeit für die Nebenkostenabrechnung?

Nebenkosten heißen im Gesetz Betriebskosten. Über die Vorauszahlungen, die Sie monatlich leisten, muss der Vermieter jährlich abrechnen. So steht es in § 556 Abs. 3 Satz 1 BGB. Für die Mitteilung gilt eine feste Grenze: Die Abrechnung ist dem Mieter „spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums“ mitzuteilen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB).

Wichtig ist der Zeitpunkt, zu dem die Abrechnung Ihnen mitgeteilt wird, also bei Ihnen ankommt. Das Datum, das oben auf dem Schreiben steht, ist nicht der Maßstab. Bewahren Sie deshalb Briefumschlag, Einwurfdatum oder die E-Mail mit Zeitstempel auf.

Die Vorschrift gilt für Wohnraummietverhältnisse. Der Vermieter muss außerdem nicht in Teilen abrechnen. Das Gesetz sagt ausdrücklich, dass er zu Teilabrechnungen nicht verpflichtet ist (§ 556 Abs. 3 Satz 4 BGB).

Wann endet die Frist? Berechnung mit Beispielen

Die Frist beginnt nicht mit dem Datum der Abrechnung, sondern mit dem Ende des Abrechnungszeitraums. Das ist der Zeitraum, für den abgerechnet wird, meist das Kalenderjahr. Sie rechnen so:

1. Ende des Abrechnungszeitraums im Mietvertrag oder in der Abrechnung nachsehen.
2. Zwölf Monate dazuzählen. Die Frist endet am letzten Tag des zwölften Monats danach.
3. Das Datum mit dem Tag vergleichen, an dem die Abrechnung bei Ihnen ankam.

Die Beispiele sind frei gewählt und dienen nur der Rechnung. Im ersten Fall endet der Abrechnungszeitraum am 31. Dezember 2025. Der zwölfte Monat danach ist der Dezember 2026. Die Abrechnung muss also bis zum Ablauf des 31. Dezember 2026 bei Ihnen ankommen. Kommt sie erst am 15. Januar 2027, ist die Frist abgelaufen.

Was passiert nach Ablauf der 12 Monate?

Der Gesetzestext ist eindeutig: „Nach Ablauf dieser Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter ausgeschlossen“ (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Juristen sprechen von einer Ausschlussfrist. Eine Nachzahlung, die sich aus der verspäteten Abrechnung ergibt, kann der Vermieter dann in der Regel nicht mehr durchsetzen.

Die Ausschlussfrist trifft also nur den Vermieter. Ein Guthaben können Sie weiterhin verlangen. Zahlen Sie die Vorauszahlungen auf Verdacht nicht einfach nicht mehr: Das Gesetz regelt hier nur die Nachforderung, nicht Ihre laufende Pflicht aus dem Mietvertrag.

Ausnahme: Verspätung nicht zu vertreten

Die Nachforderung ist nach § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB nur dann nicht ausgeschlossen, wenn der Vermieter die verspätete Geltendmachung „nicht zu vertreten“ hat. Er muss die Verspätung also nicht selbst verursacht haben. Das Gesetz nennt keine Beispiele und legt keine Liste fest. Ob eine solche Ausnahme vorliegt, entscheidet sich deshalb im Einzelfall und notfalls vor Gericht.

Für Sie als Mieter heißt das: Beruft sich der Vermieter auf diese Ausnahme, lassen Sie sich den Grund konkret erklären und belegen. Allgemeine Aussagen wie „es hat länger gedauert“ nennen noch keinen nachvollziehbaren Grund. Bei höheren Beträgen lohnt sich die Beratung durch einen Mieterverein oder Anwalt.

Auch Sie haben eine Frist: Einwendungen binnen 12 Monaten

Das Gesetz kennt eine zweite Zwölf-Monats-Frist, und die betrifft Sie. Einwendungen gegen die Abrechnung müssen Sie dem Vermieter „spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung“ mitteilen. Danach können Sie Einwendungen nicht mehr geltend machen, es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 BGB, Sätze 5 und 6).

Beispiel: Die Abrechnung geht Ihnen am 15. März 2026 zu. Der zwölfte Monat danach ist der März 2027. Ihre Einwendungen müssen spätestens bis zum Ablauf des 31. März 2027 beim Vermieter sein. Die beiden Fristen sind verschieden: Die erste zwingt den Vermieter zur Eile, die zweite Sie.

Was Mieter bei einer verspäteten Abrechnung tun können

1. Zugang festhalten. Notieren Sie das Datum, an dem die Abrechnung ankam. Heben Sie Umschlag oder E-Mail auf.
2. Frist nachrechnen. Rechnen Sie wie in der Tabelle oben. Haben Sie den Abrechnungszeitraum aus dem Vertrag oder der Abrechnung selbst entnommen?
3. Auf die Frist berufen. Teilen Sie dem Vermieter schriftlich mit, dass die Abrechnung nach Ablauf der Frist aus § 556 Abs. 3 BGB zugegangen ist und Sie die Nachforderung deshalb nicht zahlen. Nennen Sie Abrechnungszeitraum und Zugangsdatum.
4. Nicht ungeprüft zahlen. Ob eine bereits gezahlte Nachzahlung zurückgefordert werden kann, hängt vom Einzelfall ab. Lassen Sie sich dazu beraten, bevor Sie Beträge zurückbuchen.
5. Trotzdem inhaltlich prüfen. Ein Guthaben können Sie auch bei verspäteter Abrechnung verlangen. Prüfen Sie die Abrechnung deshalb weiter, wie in unserem Ratgeber Nebenkostenabrechnung prüfen beschrieben. Das geht auch mit dem Nebenkosten-Check von Renthelfer.
6. Belege anfordern. Der Vermieter muss Ihnen auf Verlangen Einsicht in die Belege geben und darf sie elektronisch bereitstellen (§ 556 Abs. 4 BGB). Wie das funktioniert, lesen Sie unter Belegeinsicht bei der Nebenkostenabrechnung.

Stimmen Inhalte der Abrechnung nicht, finden Sie unter Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung weitere Schritte. Bei Streit über größere Summen sprechen Sie mit einem Mieterverein oder Anwalt.

Was Vermieter beachten sollten

Für Vermieter folgt aus der Vorschrift: Die Abrechnung muss rechtzeitig beim Mieter ankommen, nicht nur rechtzeitig versandt sein. Planen Sie deshalb Puffer für Post und Fehlzustellung ein. Fehlen Belege, etwa weil ein Versorger noch nicht abgerechnet hat, hilft das Gesetz nur eingeschränkt: Die Ausnahme „nicht zu vertreten“ ist nicht näher beschrieben, und Teilabrechnungen sind nicht vorgeschrieben (§ 556 Abs. 3 Satz 4 BGB). Wie Sie eine vollständige Abrechnung erstellen, erklärt der Artikel Nebenkostenabrechnung erstellen.

Eine Vereinbarung im Mietvertrag, die diese Fristen zum Nachteil des Mieters verändert, ist unwirksam (§ 556 Abs. 5 BGB). Eine längere Abrechnungsfrist für den Vermieter lässt sich also nicht wirksam vereinbaren.

Verjährung: Wie lange kann ein Guthaben verlangt werden?

Von der Ausschlussfrist ist die Verjährung zu unterscheiden. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre (§ 195 BGB). Sie beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und Sie von den Umständen Kenntnis hatten oder ohne grobe Fahrlässigkeit hätten haben müssen (§ 199 Abs. 1 BGB). Nach Eintritt der Verjährung darf der Schuldner die Leistung verweigern (§ 214 Abs. 1 BGB).

Beispiel für Ihr Guthaben: Ist der Anspruch im Jahr 2026 entstanden und kannten Sie die Umstände, beginnt die Verjährung am Ende des Jahres 2026 und endet nach drei Jahren am 31. Dezember 2029. Wann Ihr Anspruch genau entstanden ist, hängt vom Einzelfall ab. Warten Sie mit der Forderung nicht bis zuletzt.

Praxisbeispiel: verspätete Abrechnung Schritt für Schritt

Beispiel: Ihr Abrechnungszeitraum ist das Kalenderjahr 2025. Die Abrechnung geht Ihnen am 20. Februar 2027 zu und weist eine Nachzahlung von 300 Euro aus. Die Frist für die Mitteilung endete am 31. Dezember 2026. Die Abrechnung kam also etwa fünfzig Tage zu spät. Nach § 556 Abs. 3 BGB ist die Nachforderung damit in der Regel ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten.

Sie schreiben dem Vermieter, dass Sie die Nachzahlung wegen des Fristablaufs nicht leisten, und nennen Zeitraum und Zugangsdatum. Hätte dieselbe verspätete Abrechnung ein Guthaben von 120 Euro ergeben, bliebe Ihr Anspruch darauf bestehen. Dasselbe Datum, aber ein anderes Ergebnis: Das zeigt, warum Sie die Abrechnung auch bei Verspätung lesen sollten.

Typische Fehler

• Nur auf das Datum der Abrechnung schauen statt auf das Datum, an dem sie ankam.
• Annehmen, dass auch das Guthaben nach 12 Monaten verfällt. Die Ausschlussfrist betrifft die Nachforderung des Vermieters.
• Die eigene Einwendungsfrist von 12 Monaten nach Zugang übersehen.
• Eine Nachzahlung nach Fristablauf ohne Prüfung überweisen.
• Den Zugang nicht dokumentieren und später nicht beweisen können.