Nebenkostenabrechnung prüfen: Schritt für Schritt
Prüfen Sie zuerst, ob die Abrechnung formal vollständig ist und rechtzeitig kam. Danach kontrollieren Sie Posten, Verteilerschlüssel und Vorauszahlungen. Nach § 556 Abs. 3 BGB muss der Vermieter die Abrechnung spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums mitteilen. Ihre Einwendungen müssen Sie ebenfalls innerhalb von 12 Monaten nach Zugang erheben. Stand: Oktober 2026.
Was ist eine Nebenkostenabrechnung und was darf darin stehen?
Nebenkosten heißen im Gesetz Betriebskosten. Das sind laufende Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Haus und dessen bestimmungsgemäßen Gebrauch entstehen (§ 1 BetrKV). Sie zahlen sie nur, wenn der Mietvertrag es vereinbart (§ 556 Abs. 1 BGB). Meist leisten Sie monatlich Vorauszahlungen. Einmal im Jahr rechnet der Vermieter diese Vorauszahlungen ab (§ 556 Abs. 3 BGB). Dabei muss er den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit beachten. Das heißt: Er darf keine unnötig teuren Leistungen auf Sie umlegen. Eine Abrechnung, die Sie auf Fehler prüfen, besteht also aus Gesamtkosten, Verteilung und Abzug Ihrer Vorauszahlungen.
Wie prüfe ich meine Nebenkostenabrechnung? Die 8 Schritte
Gehen Sie die Schritte der Reihe nach durch. Legen Sie Mietvertrag, die Abrechnung vom Vorjahr und Ihre Kontoauszüge bereit. Mit dem Nebenkosten-Check von Renthelfer lässt sich die Prüfung auch automatisch vorbereiten.
Teil A: Formale Prüfung
- Zugang und Frist. Notieren Sie das Datum, an dem die Abrechnung bei Ihnen ankam. Prüfen Sie, ob sie innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums kam (Tabelle unten).
- Abrechnungszeitraum. Es muss ein klar benannter Zeitraum sein, in der Regel zwölf Monate. Waren Sie nur einen Teil davon Mieter, muss die Abrechnung das erkennbar berücksichtigen.
- Gesamtkosten je Posten. Jede Kostenart muss mit ihrer Gesamtsumme für das Haus oder die Wirtschaftseinheit stehen. Nur so können Sie Ihren Anteil nachrechnen.
- Verteilerschlüssel und Ihr Anteil. Haben die Parteien nichts anderes vereinbart, werden die Kosten nach dem Anteil der Wohnfläche verteilt. Kosten, die vom erfassten Verbrauch oder von der Verursachung abhängen, müssen nach einem Maßstab verteilt werden, der das berücksichtigt (§ 556a Abs. 1 BGB). Stimmt Ihre Wohnfläche? Stimmt die Summe aller Flächen?
- Vorauszahlungen. Vergleichen Sie die abgezogene Summe mit Ihren tatsächlich gezahlten Beträgen.
Teil B: Inhaltliche Prüfung
- Jeder Posten: umlagefähig? Die Liste der möglichen Betriebskosten steht in § 2 BetrKV. Verwaltungskosten sowie Instandhaltung und Reparaturen gehören ausdrücklich nicht dazu (§ 1 Abs. 2 BetrKV). Mehr dazu in unserer Liste der umlagefähigen Nebenkosten.
- Heizung und Warmwasser. Prüfen Sie Verbrauchswerte und Aufteilung (siehe unten und Heizkostenabrechnung verstehen).
- Plausibilität. Vergleichen Sie jeden Posten mit dem Vorjahr. Große Sprünge ohne Erklärung sind ein Grund zur Nachfrage. Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit (§ 556 Abs. 3 BGB) gibt Ihnen dafür den rechtlichen Hintergrund.
Welche Fristen gelten für Vermieter und Mieter?
| Wer | Frist | Grundlage |
|---|---|---|
| Vermieter: Abrechnung mitteilen | Bis zum Ablauf des 12. Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums | § 556 Abs. 3 BGB |
| Vermieter nach versäumter Frist | Nachforderung ausgeschlossen, außer er hat die Verspätung nicht zu vertreten | § 556 Abs. 3 BGB |
| Mieter: Einwendungen erheben | Innerhalb von 12 Monaten nach Zugang der Abrechnung, außer Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten | § 556 Abs. 3 BGB |
| Mieter: Belege einsehen | Auf Verlangen; der Vermieter darf die Belege auch elektronisch bereitstellen | § 556 Abs. 4 BGB |
Beispiel: Der Abrechnungszeitraum endet am 31. Dezember 2025. Die Abrechnung muss Ihnen dann bis zum 31. Dezember 2026 zugehen. Kommt sie am 20. Februar 2027, kann der Vermieter in der Regel keine Nachzahlung mehr verlangen. Ausnahme: Er hat die Verspätung nicht zu vertreten. Was bei Verspätung genau gilt, lesen Sie in unserem Beitrag zur Abrechnungsfrist.
Welche Posten sind umlagefähig, welche nicht?
Die Tabelle fasst die häufigsten Streitposten zusammen. Rechtsgrundlage ist § 2 BetrKV für die umlagefähigen Kosten und § 1 Abs. 2 BetrKV für die ausgeschlossenen. Ob der Posten bei Ihnen gilt, hängt immer auch von Ihrem Mietvertrag ab.
| Posten | Umlagefähig? | Hinweis |
|---|---|---|
| Grundsteuer | Ja | Öffentliche Lasten des Grundstücks (Nr. 1 in § 2 BetrKV) |
| Wasser und Abwasser | Ja | Nr. 2 und 3 in § 2 BetrKV |
| Heizung und Warmwasser | Ja | Betrieb der Anlage, Brennstoff, Wartung der Anlage, Nr. 4 bis 6 in § 2 BetrKV |
| Aufzug, Müllabfuhr, Straßenreinigung | Ja | Nr. 7 und 8 in § 2 BetrKV |
| Gebäudereinigung, Gartenpflege, Beleuchtung | Ja | Nr. 9 bis 11 in § 2 BetrKV |
| Gebäude- und Haftpflichtversicherung | Ja | Nr. 13 in § 2 BetrKV |
| Hauswart | Teilweise | Nur Vergütung ohne Reparatur- und Verwaltungsarbeit (Nr. 14 in § 2 BetrKV) |
| Kabel- oder Antennenanschluss | Je nach Fall | Voraussetzungen und Übergangsregeln in Nr. 15 in § 2 BetrKV |
| Hausverwaltung, Verwaltungsarbeit des Vermieters | Nein | Verwaltungskosten, § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV |
| Reparaturen, Instandhaltung | Nein | § 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV |
| Sonstige Betriebskosten | Nur, wenn vereinbart | Müssen im Vertrag konkret benannt sein (Nr. 17 in § 2 BetrKV) |
Der Hauswart ist ein gutes Beispiel. Seine Reparaturstunden und Verwaltungsaufgaben darf der Vermieter nicht umlegen. Erledigt er daneben Aufgaben, die schon als eigener Posten abgerechnet sind (zum Beispiel Gartenpflege), dürfen die Lohnkosten dafür nicht doppelt auftauchen. Das regelt Nr. 14 in § 2 BetrKV.
Worauf achte ich bei Heizkosten, Warmwasser und CO₂-Kosten?
Heizung und Warmwasser sind oft der größte Posten. Nach § 7 HeizkostenV müssen bei zentraler Heizung mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Kosten nach dem erfassten Verbrauch verteilt werden. Der Rest wird nach Wohn- oder Nutzfläche verteilt. Für das Warmwasser gilt nach § 8 HeizkostenV derselbe Rahmen von 50 bis 70 Prozent.
Wird nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, obwohl es vorgeschrieben ist, dürfen Sie Ihren Kostenanteil um 15 Prozent kürzen (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV). Fehlen vorgeschriebene fernablesbare Verbrauchserfassungsgeräte, sind es 3 Prozent. Gleiches gilt, wenn Verbrauchsinformationen nach § 6a HeizkostenV fehlen oder unvollständig sind.
Außerdem gilt das Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz (CO2KostAufG). Der Vermieter muss den CO₂-Ausstoß des Gebäudes in Kilogramm je Quadratmeter Wohnfläche und Jahr ermitteln. Danach richtet sich, wer welchen Anteil der CO₂-Kosten zahlt (§ 5 CO2KostAufG). Die Stufen laut Anlage zum Gesetz:
| CO₂-Ausstoß in kg je m² und Jahr | Anteil Mieter | Anteil Vermieter |
|---|---|---|
| unter 12 | 100 % | 0 % |
| 12 bis unter 17 | 90 % | 10 % |
| 17 bis unter 22 | 80 % | 20 % |
| 22 bis unter 27 | 70 % | 30 % |
| 27 bis unter 32 | 60 % | 40 % |
| 32 bis unter 37 | 50 % | 50 % |
| 37 bis unter 42 | 40 % | 60 % |
| 42 bis unter 47 | 30 % | 70 % |
| 47 bis unter 52 | 20 % | 80 % |
| 52 und mehr | 5 % | 95 % |
Prüfen Sie also: Weist die Heizkostenabrechnung den CO₂-Ausstoß und die Aufteilung aus? Und stimmt Ihr Anteil mit der passenden Stufe überein? Eine ausführliche Erklärung finden Sie in Heizkostenabrechnung verstehen.
Rechenbeispiel: So rechnen Sie Ihren Anteil nach
Beispiel (frei gewählte Zahlen, keine Marktwerte): Ihre Wohnung hat 60 m². Das Haus hat insgesamt 480 m² Wohnfläche. Ihr Flächenanteil beträgt 60 / 480 = 12,5 %. Vereinbart ist die Verteilung nach Fläche. Ihre Vorauszahlungen betragen 12 x 150 Euro = 1.800 Euro.
| Posten | Gesamtkosten Haus | Ihr Anteil (12,5 %) |
|---|---|---|
| Grundsteuer | 3.200 Euro | 400 Euro |
| Müllabfuhr | 1.600 Euro | 200 Euro |
| Gebäudeversicherung | 2.400 Euro | 300 Euro |
| Hauswart | 4.000 Euro | 500 Euro |
| Verwaltungskosten | 1.200 Euro | 150 Euro |
| Heizung und Warmwasser (nach Verbrauch) | - | 1.050 Euro (laut Heizkostenabrechnung) |
| Summe laut Abrechnung | 2.600 Euro |
Rechnung des Vermieters: 2.600 Euro minus 1.800 Euro Vorauszahlungen = 800 Euro Nachzahlung.
Ihre Prüfung ergibt: Die Verwaltungskosten (150 Euro) sind nach § 1 Abs. 2 BetrKV nicht umlagefähig. Außerdem enthält der Hauswartposten laut Beleg 800 Euro Reparaturarbeiten. Davon entfallen auf Sie 12,5 % = 100 Euro. Korrigiert: 2.600 - 150 - 100 = 2.350 Euro. Die Nachzahlung sinkt auf 2.350 - 1.800 = 550 Euro. Sie haben 250 Euro Differenz belegt.
Typische Fehler in Nebenkostenabrechnungen
- Verwaltungs- oder Reparaturkosten stehen als Betriebskosten in der Abrechnung (§ 1 Abs. 2 BetrKV).
- Ein Posten ist nicht im Mietvertrag vereinbart. Prüfen Sie, welche Kostenarten dort stehen.
- Es wird ein anderer Verteilerschlüssel angewendet als vereinbart oder gesetzlich vorgesehen (§ 556a BGB).
- Die Gesamtfläche des Hauses stimmt nicht, zum Beispiel durch einen Zahlendreher.
- Vorauszahlungen sind falsch oder unvollständig abgezogen.
- Heizkosten sind nicht verbrauchsabhängig verteilt (§ 7 HeizkostenV).
- Die CO₂-Kosten sind nicht aufgeteilt, obwohl das Gesetz es verlangt (§ 5 CO2KostAufG).
- Die Abrechnung kam nach Ablauf der 12-Monats-Frist (§ 556 Abs. 3 BGB).
Was kann ich tun, wenn die Abrechnung falsch ist?
- Belege ansehen. Fordern Sie schriftlich Einsicht an. Nach § 556 Abs. 4 BGB muss der Vermieter Ihnen die Belege auf Verlangen zeigen. Er darf sie auch elektronisch bereitstellen. Den Ablauf erklärt Belegeinsicht: So fordern Sie die Unterlagen an.
- Schriftlich widersprechen. Benennen Sie jeden beanstandeten Posten mit Begründung, innerhalb von 12 Monaten nach Zugang (§ 556 Abs. 3 BGB). Eine Anleitung steht im Beitrag Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung. Ist die Nachzahlung insgesamt sehr hoch, hilft Nebenkosten-Nachzahlung zu hoch.
- Beratung holen. Bei größeren Summen oder wenn der Vermieter nicht reagiert, hilft ein Mieterverein oder eine Rechtsanwältin beziehungsweise ein Rechtsanwalt. Dort wird Ihr Mietvertrag mit geprüft.
Zur Frage, ob Sie die Nachzahlung vorerst zahlen sollten: Eine allgemeine Empfehlung, Zahlungen einfach zurückzuhalten, geben wir nicht. Hier kommt es auf Vertrag, Höhe und Streitpunkt an. Lassen Sie sich vor einer Zahlungsverweigerung beraten und klären Sie, ob eine Zahlung unter ausdrücklichem schriftlichen Vorbehalt in Ihrem Fall sinnvoll ist.
Ab wann muss ich die Nachzahlung zahlen?
§ 556 BGB regelt keinen festen Zahlungstermin für eine Nachzahlung. Der Gesetzestext spricht nur von der Frist für die Abrechnung und von der Nachforderung. Schauen Sie deshalb in Ihren Mietvertrag und in die Abrechnung. Nennt die Abrechnung eine Zahlungsfrist, notieren Sie sie. Ob und wann Verzug eintritt, hängt vom Einzelfall ab. Lassen Sie sich im Zweifel vom Mieterverein beraten, bevor die Frist abläuft.
Häufige Fragen
Wie lange hat der Vermieter Zeit für die Nebenkostenabrechnung?
Nach § 556 Abs. 3 BGB muss er Ihnen die Abrechnung spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitteilen. Endet der Zeitraum am 31. Dezember 2025, ist das der 31. Dezember 2026. Danach kann er in der Regel nichts mehr nachfordern, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten.
Wie lange kann ich der Nebenkostenabrechnung widersprechen?
Einwendungen müssen Sie dem Vermieter nach § 556 Abs. 3 BGB spätestens zwölf Monate nach Zugang der Abrechnung mitteilen. Das gilt nicht, wenn Sie die Verspätung nicht zu vertreten haben. Machen Sie Einwendungen schriftlich und nennen Sie jeden beanstandeten Posten konkret. Warten Sie nicht bis zum letzten Tag.
Darf ich die Belege zur Nebenkostenabrechnung sehen?
Ja. Nach § 556 Abs. 4 BGB muss der Vermieter Ihnen auf Verlangen Einsicht in die Belege gewähren, auf denen die Abrechnung beruht. Er darf sie auch elektronisch bereitstellen. Fordern Sie die Einsicht am besten schriftlich an und nennen Sie die Posten, die Sie prüfen möchten.
Welche Kosten darf der Vermieter nicht auf mich umlegen?
Nicht umlagefähig sind Verwaltungskosten und Kosten für Instandhaltung und Reparaturen (§ 1 Abs. 2 BetrKV). Außerdem dürfen nur Kostenarten umgelegt werden, die im Mietvertrag vereinbart sind. Die möglichen Betriebskosten zählt § 2 BetrKV auf. Bei Hauswartkosten sind Reparatur- und Verwaltungsarbeiten herauszurechnen.
Muss ich bei falscher Abrechnung die Nachzahlung leisten?
Das hängt vom Einzelfall ab. Eine allgemeine Empfehlung, Zahlungen zurückzuhalten, gibt es nicht. Lassen Sie die Abrechnung prüfen, widersprechen Sie schriftlich und holen Sie bei größeren Summen Rat beim Mieterverein oder einer Anwältin beziehungsweise einem Anwalt, bevor Sie die Zahlung verweigern.
Was passiert, wenn die Heizkosten nicht nach Verbrauch abgerechnet werden?
Ist eine verbrauchsabhängige Abrechnung vorgeschrieben und wird sie nicht vorgenommen, dürfen Mieter ihren Kostenanteil um 15 Prozent kürzen (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV). Bei fehlenden fernablesbaren Geräten sind es 3 Prozent. Prüfen Sie, ob in Ihrem Fall die Voraussetzungen vorliegen.
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